Aufgaben delegieren: Ein Unternehmenscoach verrät...

Delegieren oder die Übergabe von Aufgaben ist für Stefan Merath eine wesentliche Voraussetzung dafür, „die vielen Probleme, die in allen Unternehmen auftauchen, dauerhaft zu lösen“.

Klare Rollenverteilung im Unternehmen

Grundsätzlich kann man die Menschen, die in einem Unternehmen arbeiten, anhand von drei verschiedenen Rollen unterscheiden: „Die Fachkräfte führen die Aufgaben aus, Manager sorgen dafür, dass diese Aufgaben koordiniert und in gleichbleibender Qualität erbracht werden, Unternehmer sind für die Idee, für die Energie hinter dem Ganzen und für die Richtung verantwortlich“, so Stefan Merath.

Problematisch ist jedoch, wenn sich diese Rollen mischen. Als Coach für kleinere und mittlere Unternehmen, der selbst bereits mehrere Unternehmen mit bis zu dreißig Mitarbeitern geleitet hat, weiß Merath, wovon er spricht: „Die meisten Inhaber haben ihre Unternehmen als Fachkräfte gegründet und arbeiten oft immer noch als Fachkräfte, auch wenn die Unternehmen größer werden. Das führt zu großen Problemen im Unternehmen, weil niemand die Manager- und Unternehmer-Rollen vernünftig ausfüllt. Das Ziel von Unternehmern muss also sein, Fachkraft- und später Management-Aufgaben so viel wie möglich zu übergeben.“

Denn nur durch die Übergabe von Aufgaben an ihre Mitarbeiter können sich Unternehmer, aber auch Führungskräfte ihren eigentlichen Aufgaben widmen.

Vorbehalte gegen das Delegieren

Aufgaben an ihre Mitarbeiter zu delegieren, fällt vielen Führungskräften schwer. Als Spezialisten waren sie es gewohnt, alles im Blick zu haben und alles selbst zu machen. In der neuen Führungsrolle bleiben sie häufig in diesem Denken verhaftet und argumentieren, dass es im Unternehmen niemanden gibt, der ihre Aufgaben besser machen könnte. Stefan Merath findet, das sei letztlich das Resultat davon, dass sich die Führungskräfte „nicht genügend Mühe mit der Einstellung der richtigen Leute und deren Einarbeitung beschäftigt haben.“

Gibt es in einem Unternehmen qualifizierte und gut angeleitete Mitarbeiter, muss der Chef auch nicht alles selbst machen.

Damit geht ein weiteres Problem einher, das Stefan Merath bei seinen Coachees und Seminarteilnehmern regelmäßig auffällt: „Den meisten Selbständigen ist nicht klar, was eigentlich genau ihre Unternehmeraufgaben sind. Das gilt auch für Manager. Auf die Frage, woran man exakt messbar erkennen kann, ob sie ihren Job gut machen, nennen die einen Finanzkennzahlen, die anderen die Mitarbeiterbegeisterung, die nächsten messen es an irgendwelchen Prozessabläufen oder Kundenzufriedenheit oder sonst was.“

Wichtig für Führungskräfte ist also, sich über ihre eigene Rolle im Unternehmen im Klaren zu sein und Zuständigkeiten deutlich abzustecken.

Was Unternehmersein eigentlich bedeutet, erklärt Stefan Merath auf seiner Website.

Auch wenn Ihnen das Delegieren bisher schwerfällt: es lässt sich lernen. Unternehmercoach Merath nennt fünf hilfreiche Praxis-Tipps für ein erfolgreich verlaufendes Delegationsgespräch.

1. Geh in dich

Wenn Du erfolgreich delegieren willst, solltest Du zunächst einmal in Dich gehen. Wie oben erwähnt, ist es wichtig, dass Führungskräfte sich darüber im Klaren sind, „was die eigenen Aufgaben sind und was nicht“. Außerdem solltest Du Dir Gedanken machen, mit welchen neuen Tätigkeiten Du dieselben Erfolgserlebnisse haben könntest wie mit Deinen alten Aufgaben. „Ohne diese Klarheit ist die Gefahr ziemlich groß, dass ich die delegierte Aufgabe irgendwann wieder an mich reiße“, warnt Merath.

2. Entwickle eine positive Einstellung

„Vor der Übergabe brauche ich eine positive Einstellung zur Aufgabe und zum Mitarbeiter, der diese Aufgabe übernehmen soll“, erklärt der Unternehmercoach. Denn sonst hat der Mitarbeiter den Eindruck, dass ungeliebte Aufgaben auf ihn abgewälzt werden „und das fördert nicht gerade die Motivation.“

Durch eine positive Einstellung zu Aufgabe und Person sorgst Du dagegen von vornherein für eine positive Grundstimmung. Merath gibt zu bedenken: „Mit einer Aufgabenübergabe steigt ja auch der Verantwortungsbereich. Das ist für den guten Mitarbeiter (also nicht den, der nur Dienst nach Vorschrift macht) auch erstrebenswert.“

Wenn Du Deinem Mitarbeiter im Delegationsgespräch ein positives Gefühl gibst, schaffst Du bereits die Basis dafür, dass die Delegation zufriedenstellend verläuft und Dir auch für zukünftige Aufgaben und Projekte ein fähiger Mitarbeiter zur Verfügung steht.

3. Erstelle eine Checkliste

Stefan Merath empfiehlt, sich zunächst eine Checkliste zu erstellen. In dieser hältst Du fest, wie Du bei einer Aufgabenübergabe vorgehst und worauf dabei zu achten ist. Arbeite bei den nächsten zwanzig bis vierzig Übergaben strikt nach dieser Checkliste, bis das Ganze sitzt. Hierfür eignen sich auch bestens Apps zum besseren Zeit- & Selbstmanagement. Probier es einfach einmal aus.

4. Kläre mit Deinem Mitarbeiter die Aufgabenstellung

Eine weitere wesentliche Voraussetzung für den Erfolg der Übergabe ist, dass Du die Aufgabe samt ihren Rahmenbedingungen zunächst genau erklärst. Bitte anschließend Deinen Mitarbeiter „mit eigenen Worten zu beschreiben, was er verstanden hat“, empfiehlt Merath. „Da lässt sich eine Menge korrigieren, bevor Fehler und Kosten entstanden sind.“

5. Unterstütze Deinen Mitarbeiter

Kläre bereits vorab, welche Unterstützung Dein Mitarbeiter braucht. In den Unterstützungstreffen kannst Du zugleich auch kontrollieren, ob das Projekt Deinen Vorstellungen entsprechend verläuft, ohne dass sich der Mitarbeiter gegängelt fühlt.

Achtung Falle!

Wer „falsch“ delegiert, fährt Misserfolge ein. Welche Fallen gibt es beim Übergeben von Aufgaben? „Wenn man einen der obigen Punkte vergisst, kann eine Menge passieren“, erklärt Stefan Merath und listet einige typische Fehlerquellen auf:

• Der Mitarbeiter glaubt, dass er nur die ungeliebte Arbeit des Chefs bekommt und hat deshalb selbst keine Lust.
• Die Aufgabe ist unklar kommuniziert.
• Es wird vergessen, den Mitarbeiter zu unterstützen und an fest vereinbarten Punkten zu kontrollieren.
• Es wird nicht darauf geachtet, welches Signal die Aufgabenübergabe an die anderen Mitarbeiter und das Statusgefüge untereinander senden kann.

Wie sich diese und andere Fehler vermeiden lassen beziehungsweise wie gute Führung gelingt, beschreibt Stefan Merath in seinem neuen Buch „Dein Wille geschehe. Führung für Unternehmer“, das 2017 erscheinen wird.

Erfolgreich delegieren ist gar nicht so schwer

Aus Angst vor Fehlern auf das Delegieren zu verzichten, ist keine Lösung. Du selbst wie auch Deine Mitarbeiter profitieren davon, wenn Du Aufgaben abgibst anstatt alles selbst erledigen zu wollen. Wenn Du die oben genannten Tipps von Stefan Merath beherzigst, Dich gut vorbereitet an die Übergabe machst und Dein Mitarbeiter während des Projekts auf Deine Unterstützung zählen kann, kann nichts schiefgehen. Mit ein wenig Übung, wirst Du bestimmt bald Meister im Delegieren!

Wir bedanken uns bei Herrn Merath sehr herzlich für das interessante Interview!

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