Team beim agilen Projektmanagement

Agiles Projektmanagement: So führst Du Projekte flexibel zum Ziel

Agiles Projektmanagement – dieser Begriff geistert seit einigen Jahren durch viele Unternehmen und verspricht, die Planung und Durchführung von Projekten noch zielgerichteter und erfolgreicher zu machen. Doch was ist agiles Projektmanagement überhaupt und wie funktioniert es? Neben einer Definition findest Du hier von unserer Interviewpartnerin Sandra Kolb wertvolle Tipps zur Umsetzung.
03
März
2020
Expertin für agiles Projektmanagement, Sandra Kolb

Unsere Expertin: Sandra Kolb, Geschäftsleitung Innovationsmanagement

Sandra Kolb, Expertin für agiles Projektmanagement, verfügt über ein gutes Gespür für die neusten Trends und Entwicklungen. Sie verantwortet bei AVANTGARDE Experts innerhalb der Geschäftsleitung den Bereich des Innovationsmanagements und hat agiles Arbeiten erfolgreich im Unternehmen eingeführt. Damit auch Du von ihrem Wissen profitierst, gibt sie Dir wichtige Tipps, wie Du entscheidende Fehler bei der Einführung in Deinem Team vermeidest.  

Definition: Was ist agiles Projektmanagement?

Unter agilem Projektmanagement versteht man Vorgehensweisen, um Projekte dynamisch und flexibel zu planen. Agiles Projektmanagement ist somit ein Gegenbegriff zu klassischen und schrittweisen Projektmanagement-Methoden. Ursprünglich stammt der Begriff aus der Softwareentwicklung. Bekannte agile Methoden sind zum Beispiel Scrum oder Kanban.

Das agile Manifest – die 4 Grundsätze agilen Arbeitens

Aus der IT-Branche kommend, ist es nicht sonderlich verwunderlich, dass es 2001 Softwareentwickler waren, die das sogenannte agile Manifest mit vier Grundwerten beschrieben haben. Diese sind entscheidende Grundpfeiler für verschiedenste agile Projektmanagement-Methoden:

  1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen.
  2. Funktionierende Produkte (im Original: Software) stehen über einer umfassenden Dokumentation.
  3. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung.
  4. Das Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans.

Auffällig ist, dass dabei der Sollzustand den alten Werten aus dem klassischen Projektmanagement gegenübergestellt wird.

Teambesprechung als Teil des agilen Projektmanagements

Die 12 Prinzipien des agilen Projektmanagements

Neben den vier Grundsätzen des agilen Manifests wurden auch noch zwölf Prinzipien definiert. Dabei ist der Übergang zwischen Prinzip und Methode jedoch fließend:

Teammitglieder diskutieren Ideen in agilem Prozess

1.  Teams stellen den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung von wertvoller Leistung zufrieden.

2.  Agile Prozesse nutzen Veränderungen – auch in der späten Entwicklung – zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

3.  Funktionierende Ergebnisse werden in regelmäßigen, bevorzugt kurzen Zeitspannen (wenige Wochen oder Monate) geliefert.

4.  Während des Projekts arbeiten interdisziplinäre Teams nahe zusammen.

5.  Unternehmen müssen Umfeld und Unterstützung bereitstellen, die motivierte Individuen für die Aufgabenerfüllung benötigen.

6.  Direkte Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.

7.  Die Funktionsfähigkeit des Produkts ist die Kennzahl für den Projektfortschritt.

8.  Für eine nachhaltige Entwicklung müssen Auftraggeber, Entwickler und Benutzer ein gleichmäßiges Arbeitstempo einhalten.

9.  Technische Exzellenz und gutes Design sind entscheidend.

10. Einfachheit ist essenziell (KISS-Prinzip: Keep it simple and stupid).

11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs entstehen in selbstorganisierten Teams.

12. Teams betreiben Selbstreflexion über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Steigerung der Effektivität.

Unterschiede zum klassischen Projektmanagement

Sowohl klassische als auch agile Projektmanagement-Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Wir haben für Dich die Unterschiede zusammengefasst:

Klassisches Projektmanagement

  • Ausgangspunkt: fest definiertes Ziel
  • Vorgehensweise: standardisiert, linear
  • Kunde: sieht nur das Endergebnis
  • Hierarchien: steil
  • Aufgaben: werden von oben nach unten delegiert
  • Kommunikation: erfolgt in Meetings, feste Dokumentation



Agiles Projektmanagement
  • Ausgangspunkt: Produktvision basierend auf Kundenwünschen
  • Vorgehensweise: iterativ-inkrementell (wiederholend und schrittweise aufeinander aufbauend)
  • Kunde: bewertet Zwischenergebnisse
  • Hierarchien: flach
  • Aufgaben: Team übernimmt Aufgaben selbstständig
  • Kommunikation: häufige Absprachen, informelle Kommunikation

Einen detaillierten Vergleich der verschiedenen Ansätze findest Du in unserem Artikel „Projektmanagement-Methoden im Vergleich: Erklärungen & Tipps“. Dort erfährst Du auch, welche Methode Dich zu Deinem Ziel bringt.

Vorteile von agilem Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist nicht nur ein hipper Trend, sondern eine Sammlung bewährter Methoden, welche wichtige Vorteile mit sich bringen können. Unsere Expertin Sandra Kolb fasst es so zusammen: „Beim Wasserfallmodell (klassisches Projektmanagement) wird der anfangs erstellte Plan stur befolgt und mögliche Fehler darin meist viel zu spät erkannt. Die Schritt-für-Schritt-Planung agiler Verfahren ist wesentlich fehlertoleranter und agile Teams sind flexibler und lernfähiger.

Im Detail profitierst Du von den folgenden Vorteilen:

1. Zukunftsfähig: Die Schnelllebigkeit der heutigen Zeit setzt Anpassungsfähigkeit und Flexibilität voraus. Das kann ein strikter Projektplan nicht leisten. Beim agilen Projektmanagement passt Du Deine Planung dagegen immer wieder an neue externe Gegebenheiten an und bleibst damit handlungsfähig.

2. Kundenbedürfnisse im Fokus: Eines der Prinzipien des agilen Projektmanagements ist die Zufriedenstellung des Kunden. Bei jedem Prozess steht er im Mittelpunkt.

3. Lösungsorientierung: Durch mehrere Feedbackschleifen und wiederholte Evaluation kannst Du Probleme frühzeitig entdecken und an ihrer Lösung zielgerichtet arbeiten.

4. Geld- und Zeitersparnis: Agiles Projektmanagement ermöglicht es, Probleme frühzeitig und schnell aufzudecken. Durch die Möglichkeit, flexibel reagieren zu können, sparst Du Zeit und Geld. Denn die Fehler ziehen sich nicht weiter durch das Projekt und verursachen keine Folgeprobleme, die Dich teuer zu stehen kommen.

5. Verbesserte Teamarbeit: Agiles Projektmanagement fördert selbstständiges Arbeiten, sodass jeder Mitarbeiter seine Stärken optimal einbringen kann und sich wertgeschätzt fühlt. Kurze Kommunikationswege tragen dazu bei, die Zusammenarbeit untereinander zu verbessern.

Mitarbeiter besprechen Zwischenergebnis bei agilem Projektmanagement

Projekte, die von agilen Methoden profitieren

Agiles Projektmanagement kommt zwar aus der Software-Entwicklung, aber nicht nur die IT-Branche profitiert von dieser flexiblen Art, Projekte zu steuern.

„Idealerweise kommen agile Arbeitsweisen dort zum Einsatz, wo Teams in einem dynamischen Umfeld arbeiten, also zum Beispiel in Abteilungen und Teams, die im direkten Kundenkontakt stehen und schnell auf Kundenwünsche und -bedürfnisse reagieren müssen“, erklärt Sandra Kolb.

Auch in Branchen wie Marketing oder Bauwesen kommen agile Methoden zum Einsatz. Ist der Rahmen der Arbeit jedoch stärker vorgegeben, wie in der Buchhaltung oder im Controlling, ist agiles Projektmanagement nicht immer zielführend. Hier können klassische Methoden sinnvoller sein.

Welche Methoden gibt es für agiles Projektmanagement?

Teammitglieder vor Kanban-Board

Die eine, einzig wahre Methode des agilen Projektmanagements gibt es nicht. Jede Methode hat verschiedene Vor- und Nachteile. Wir stellen Dir hier die bekanntesten agilen Arbeitsweisen vor:

1. Scrum

Das Scrum-Modell zählt zu einer der beliebtesten Methoden im agilen Projektmanagement. Sie ist einfach einzuführen und entlastet vor allem die Führung, da der Scrum Master hauptsächlich als Moderator fungiert. Ihr Vorteil ist außerdem, dass Projekte in überschaubare Sprints unterteilt werden, an deren Ende jeweils ein funktionsfähiges Zwischenprodukt steht.

Tipp: Wie die Scrum-Methode im Detail funktioniert, erfährst Du in unserem Artikel „Was ist die Scrum-Methode? Alle Infos zum agilen Projektmanagement“.

2. Kanban

Egal ob Produktentwicklung oder Softwareentwicklung – durch wiederkehrende Feedbackschleifen profitieren Projekte sämtlicher Art. Doch Kanban als agile Methode zeichnet sich nicht nur durch regelmäßigen Austausch im Team aus, sondern besticht vor allem durch die Visualisierung des Projektfortschritts im Kanban-Board, das in To-Do, Doing und Done aufgeteilt wird.

3. Scrumban

Du kannst die Methoden Scrum und Kanban auch kombinieren. Mit Scrumban profitierst Du von der Fokussierung und Flüssigkeit der Prozesse von der Scrum-Methode, während Du durch die Bausteine aus Kanban die Aufgaben klar begrenzen und priorisieren kannst. Insbesondere wenn es eine feste Deadline gibt, kann dies helfen.

4. Design Thinking

Design Thinking ist eine agile Methode des Projektmanagements, die ursprünglich für innovative Wege in der Produktentwicklung sorgen sollte. Ausgangspunkt hierfür sind interdisziplinäre Teams, bei denen unterschiedliche Spezialisierungen den Horizont aller Teammitglieder erweitern und zur Problemlösung beitragen. Besonders geeignet ist die Methode für kleine Teams von fünf bis acht Personen.

Tipp: Willst Du mehr über diese Form des agilen Projektmanagements erfahren? Dann ist unser Artikel „Kreativitätsboost für Dich und Dein Unternehmen – so funktioniert Design Thinking“ genau das Richtige für Dich.

5. Design Sprint

Wie der Name schon sagt, finden Design Sprints in kürzester Zeit statt, nämlich in fünf Tagen. Diese Google-Methode hat vor allem zum Ziel, einen Prototyp zu entwickeln, der nach dem Sprint schließlich durch User-Feedback verbessert werden kann. Grundvoraussetzung dafür ist, dass die Teammitglieder in Ruhe und allein Zeit haben, um eigene Ideen auszuarbeiten. Anders als im Brainstorming soll so verhindert werden, dass kreative, neuartige Ideen zu schnell verworfen werden. In kleinen Teams lassen sich so schnelle und messbare Erfolge erzielen.

6. Lean-Startup-Methode

Die Lean-Startup-Methode von Eric Ries ermöglicht es, schnell auf den sich verändernden Markt zu reagieren und Produkte und Services ständig anzupassen. Die Zielstellung dabei ist, die Produkte so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen, dann das Feedback der Kunden zu messen und schließlich daraus zu lernen und das Produkt anzupassen. Dieser Kreislauf wiederholt sich stetig, bis das Endprodukt zufriedenstellend ist.

Team wendet Lean-Startup-Methode an

Agiles Projektmanagement: Praxis-Tipps von Sandra Kolb

„Häufig werden agile Arbeitsmethoden wie Scrum oder Kanban einfach eingeführt und die Teams ‚laufen gelassen‘. Die Umsetzung ist aber wesentlich komplexer und hat Auswirkungen auf die gesamte Funktionsweise des Unternehmens“, erklärt Sandra Kolb im Interview. Sie hat daher folgende Tipps:

  1. Feedbackkultur etablieren: Für agiles Projektmanagement ist eine konstruktive Feedbackkultur und Fehlertoleranz essenziell. Nur so kannst Du ein Produkt stetig verbessern.
  2. Zusammenarbeit definieren: Wer ist wofür verantwortlich? Wie funktioniert der Austausch? Die Zusammenarbeit und den Umgang der Mitarbeiter untereinander solltest Du vorab genau definieren.
  3. Anpassung der Strukturen: Ein agiles Projektmanagement, das wirklich funktioniert, setzt flache und vernetzte Strukturen voraus. Als Unternehmen musst Du daher bereit sein, Prozesse offener zu gestalten und auch gute Schnittstellen zwischen Abteilungen und Teams zu schaffen.
  4. Schrittweise Einführung: Die Richtlinien des agilen Projektmanagements müssen sich zunächst in den Köpfen der Mitarbeiter verankern, besonders wenn zuvor klassische Methoden genutzt wurden.

So führen Unternehmen agiles Projektmanagement richtig ein

Team bereitet Workshop für agiles Projektmanagement vor

Wie bereits erwähnt, ist die schrittweise Einführung des agilen Projektmanagements das A und O. Sandra Kolb empfiehlt daher folgendes Vorgehen:

  • Vorteile erklären: „Erkläre den Mitarbeitern, warum sie nun anders arbeiten sollen und welchen Nutzen die neuen Arbeitsmethoden, - verfahren und Prozesse mit sich bringen.“

  • Ängste nehmen: „Änderungen können oft beängstigend sein. Habe daher jederzeit ein offenes Ohr für Deine Teammitglieder. Mögliche Ängste können zum Beispiel sein, ob man seinen Status durch die flachen Hierarchien verliert oder ob man mit den neuen Methoden überhaupt umgehen kann.“
     
  • Training anbieten: „Damit Deine Teammitglieder die neuen Methoden schnell automatisieren und sich auf die eigentliche Projektarbeit konzentrieren können, sind Trainings unerlässlich. Am besten nutzt Dein Unternehmen ein unternehmensspezifisches Training, damit Ihr das Gelernte auch direkt anwenden könnt.“
     
  • Gleiche Voraussetzungen schaffen: „Es sollte abteilungsübergreifend – im besten Fall sogar unternehmensweit – das gleiche Verständnis von agilem Arbeiten herrschen. Dazu zählt auch, dass dieselben Methoden angewendet werden, da es sonst zu Wildwuchs kommt. Wichtig ist unter anderem, dass alle Abteilungen auch dieselben Projektmanagement-Tools wie Asana oder Jira nutzen.“

  • Wichtig ist Sandra Kolb außerdem: „Die Unternehmensführung muss Agilität und flache Hierarchien vorleben, das heißt Vorgehensweisen abstimmen und nicht einfach nur ‚aufdrücken‘. Außerdem sollte sie auf eine transparente und offene Kommunikation mit allen Teammitgliedern setzen.“

    7 Softwarelösungen & Tools für agiles Projektmanagement

    Mittlerweile gibt es einige Softwarelösungen, mit denen Unternehmen agile Projekte optimal ausführen und managen können. Hier eine kleine Übersicht der Tools:

    Mit agilen Methoden zum Ziel

    Agiles Projektmanagement ist in vielen Fällen der Schlüssel zum Erfolg! Und das Beste: Die flachen Hierarchien und der ständige Austausch motivieren die Mitarbeiter, eigene kreative Ideen einzubringen und das Projekt so voranzubringen.

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    Oder aber Du bist selbst auf der Suche nach neuen Herausforderungen? In unserer Jobbörse wirst Du sicher fündig!

    Bildnachweis: Titelbild: SeventyFour/iStock, Bild 1: Sandra Kolb/AVANTGARDE Experts, Bild 2: PeopleImages/iStock, Bild 3: Lise Lumina/Stocksy/Adobe Stock, Bild 4: nd3000/iStock, Bild 5: fizkes/iStock, Bild 6: Povozniuk/Adobe Stock, Bild 7: nd3000/iStock.