Vertrauensarbeitszeit vs. Arbeitszeiterfassung

Vertrauen klingt gut, Kontrolle ist besser? Nicht im Fall der Vertrauensarbeitszeit. Jedenfalls, wenn es nach der Theorie geht. Kernpunkte der Vertrauensarbeitszeit sind:

1. Die Kernarbeitszeit wird nicht festgelegt, es können aber Zeitrahmen vorgegeben werden (zum Beispiel sechs Uhr morgens bis 22 Uhr abends).
2. Die Arbeitszeit wird nicht offiziell erfasst.
3. Die gesetzliche und tarifliche Arbeitszeiterfassung muss weiterhin eingehalten werden.

SO WIRD DIE VERTRAUENSARBEITSZEIT UMGESETZT

Wie genau die Vertrauensarbeitszeit umgesetzt wird, hängt immer vom jeweiligen Unternehmen ab. Allgemein gilt, dass sich die Arbeitszeit weiterhin nach dem Arbeitsvertrag richtet, es wird jedoch nicht jede Minute aufgezeichnet. Meist sind so flexiblere Einteilungen der Arbeitszeit möglich. Der Arbeitnehmer muss Arbeitszeiten, die über das tariflich vereinbarte Maximum hinausgehen, selbst aufzeichnen, um zum Beispiel Überstunden zu belegen. Vertrauensarbeitszeit bietet sich aufgrund der flexibleren Strukturen nicht für jeden Beruf an. Für Berufe, wo feste Präsenzzeiten nötig sind, wie im Einzelhandel oder medizinischen Bereich, ist die Vertrauensarbeitszeit weniger gut geeignet als zum Beispiel in Marketing-Agenturen und bei der projektbasierten Arbeit.

Vertrauen statt Stechuhr – der Trend zur Vertrauensarbeitszeit kommt nicht von ungefähr. Der Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten nimmt besonders unter der jungen Generation an Arbeitnehmern zu, wie schon die Studie „Flexible Working 2012“ des Beratungsunternehmens Deloitte zeigte.

Auch der Experte für Arbeitszeitsysteme Dr. Andreas Hoff ist davon überzeugt, dass Vertrauensarbeitszeit zukünftig attraktiver für Arbeitnehmer wird: „Sie wird schon deshalb zunehmen, weil zum einen immer mehr Arbeitnehmer/innen ihre Arbeitszeiten selbst steuern werden und sich zum anderen das mobile Arbeiten immer weiter ausbreiten wird. Allerdings ist dies kein einfacher Prozess, in dem mit vielen Widerständen zu rechnen ist.“

Auch die Avantgarde Studie zur Arbeitszufriedenheit in Deutschland 2017 zeigt, dass der Wunsch nach flexibler Arbeitszeit unter Arbeitnehmern weiter zunimmt.

Die von Dr. Hoff angesprochenen Widerstände werden auch in der Avantgarde-Experts-Studie erwähnt:

„Überraschend ist allerdings die Aussage, dass die sogenannte ‚Vertrauensarbeitszeit‘ – also keine Zeiterfassung – bei Teilen der Belegschaft nicht gerne angenommen wird. Gleitzeit mit minutiöser Stundenerfassung wird sogar vorgezogen. Ein Grund dafür könnte sein, dass sich freie Arbeitstage mit besserem Gewissen genießen lassen, wenn man ein gefülltes Überstundenkonto besitzt.“

Für den Einsatz der Vertrauensarbeitszeit spricht nicht nur die Theorie, sondern auch Beispiele aus der Praxis. So zeigt eine Studie der Universität Kiel, dass Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit 11 bis 14 Prozent mehr neue und innovativere Produkte auf den Markt bringen.

Wenn Du erfahren möchtest, welche Unternehmen schon Vertrauensarbeitszeit nutzen, dann hilft Dir diese Liste.

Flexible Arbeitszeiten sind gefragt, doch was sind die Vor- und Nachteile der Vertrauensarbeitszeit und was unterscheidet sie damit von der Arbeitszeiterfassung?

VORTEILE

Mehr Freizeit und weniger arbeiten? Das zählt leider nicht zu den Vorteilen, die Dir die Vertrauensarbeitszeit als Arbeitnehmer bietet. Dafür hat die Vertrauensarbeitszeit folgende Vorzüge.

ZEITSOUVERÄNITÄT: EIGENVERANTWORTLICHE ZEITGESTALTUNG

Nicht nur ausführen, sondern mitentscheiden – die Vertrauensarbeitszeit bietet den Vorteil, dass Du als Arbeitnehmer Deine Arbeitszeitgestaltung freier verwalten kannst. Je nach Unternehmen ist es möglich, Termine unter der Woche wahrzunehmen und die Arbeitszeit flexibel anzupassen, so lange die Wochenarbeitszeit eingehalten wird. Das kann Deine Work-Life-Balance positiv beeinflussen. Das entgegengebrachte Vertrauen Deines Arbeitgebers kann sich ebenfalls positiv auf Deine Motivation auswirken.

Außerdem verhindert die Vertrauensarbeitszeit, dass Du unnötig Arbeitszeit absitzt. Das gilt besonders dann, wenn Du projektbasiert arbeitest und sich Zeiten mit starker Auslastung mit weniger starker Auslastung abwechseln.

ARBEITSQUALITÄT ZÄHLT

Statt der strikten Anwesenheit von neun bis 17 Uhr kommt es bei der Vertrauensarbeitszeit drauf an, dass die Qualität stimmt. Je nach Regelung bietet Dir das Arbeitszeitmodell den Vorteil, dass Du nach Deinem Biorhythmus arbeiten und Deine Leistungsfähigkeit flexibler ausnutzen kannst. Teilweise kann die Vertrauensarbeitszeit auch so ausgelegt werden, dass nur noch die Leistung zählt. Wer hier schnell und gut seine Deadlines schafft, muss die Arbeitszeit danach nicht absitzen.

AUFWAND FÜR ZEITERFASSUNG ENTFÄLLT

Ein wichtiger Punkt bei der Vertrauensarbeitszeit ist laut Dr. Hoff auch, dass die Arbeitszeiterfassung weniger Zeit und Ressourcen verbraucht, für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber:

„Bei Vertrauensarbeitszeit entfällt für beide Seiten (!!) der Aufwand für die genaue Erfassung der Arbeitszeit, die ja bei selbst gesteuerter Arbeitszeit mit der Anwesenheitszeit immer weniger identisch ist. Dabei muss jedoch auch hier die gesetzliche Vorschrift gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG erfüllt werden, wonach die über werktäglich 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen ist. Wird – wie in Vertrauensarbeitszeit üblich – grundsätzlich nur von Montag bis Freitag gearbeitet, kann meines Erachtens die gesetzlich aufzeichnungsfreie Arbeitszeit von bis zu 8 Stunden am Samstag auf Montag bis Freitag umverteilt werden. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter/innen dann an diesen Tagen nur noch über 9h36min hinaus geleistete Arbeitszeit aufzeichnen müssen und außerdem jegliche Arbeitszeit an Samstagen, Sonn- und Feiertagen. Dies erleichtert ihnen die Arbeitszeit-Aufzeichnung an den normalen Arbeitstagen enorm, da diese dann nur noch an sehr langen Arbeitstagen angegangen werden muss.“

NACHTEILE

Die Vertrauensarbeitszeit kann Dir nicht nur Vorteile bieten, sondern auch einige Nachteile mit sich bringen, über die Du Dir vor einer Umstellung bewusst sein solltest.

GEFAHR DER SELBSTAUSBEUTUNG

Bei der Vertrauensarbeitszeit liegt es bei Dir als Arbeitnehmer, Deine Überstunden zu dokumentieren und darauf zu achten, dass gesetzliche Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden. Gerade bei projektbasierter Arbeit droht dabei die Gefahr, dass Überstunden unter den Tisch fallen, um Deadlines einzuhalten.

STÄNDIGE ERREICHBARKEIT

Vertrauensarbeitszeit kann dazu führen, dass auch am Wochenende gearbeitet wird. Eine Gefahr ist dabei, dass Ruhezeiten fehlen. Warum Ruhezeiten so wichtig sind, verrät Dir auch unser Artikel zu „Burnout verhindern“.

ZEIT FÜR MEETINGS FINDEN

Gehen Arbeitnehmer früher und fehlt eine festgelegte Kernarbeitszeit, kann es schwieriger werden, Termine mit Kollegen einzuhalten und Meetings festzulegen. Hier müssen im Unternehmen passende Regelungen gefunden werden.

AUSNUTZEN DER VERTRAUENSARBEITSZEIT

Für Dr. Hoff bietet die Vertrauensarbeitszeit dann einen Nachteil, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich nicht mehr vertrauen können. „Nachteile von Vertrauensarbeitszeit gibt es nur, wenn das dafür erforderliche Vertrauen nicht (mehr) gegeben ist.

Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Arbeitgeber die Vertrauensarbeitszeit zur Schöpfung unbezahlter Mehrarbeit verwenden möchte, und umgekehrt dann, wenn der/die Arbeitnehmer/in aus der Vertrauensarbeitszeit das Recht zu einer individuellen Arbeitszeitverkürzung ohne Entgeltabzug ableitet. Daher muss es in jeder Vertrauensarbeitszeit-Regelung Instrumente geben, die einen solchen Missbrauch durch Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer/in zu unterbinden ermöglichen.“

Arbeiten nach Stechuhr: Das ist das klassische Bild, das wir vom Arbeiten mit der Arbeitszeiterfassung haben. Heutzutage wird die Arbeitszeit weiterhin mit Stempelkarte erfasst, aber auch schriftlich, zum Beispiel per Excel, oder mithilfe eines digitalen Zeiterfassungssystems.

Für Pausen und nach Arbeitsende muss sich der Arbeitnehmer ausstempeln. Die Arbeitszeiterfassung kann mit Gleitzeit kombiniert werde, jedoch sind meist die zu leistenden Stunden pro Tag vorgegeben. Was Gleitzeit ist und welche Arten es gibt, erklärt auch unser Artikel zu „Flexible Arbeitszeiten – was Du über Gleitzeit wissen solltest“.

Die Arbeitszeiterfassung wird in Deutschland schon länger und auch öfter praktiziert als die Vertrauensarbeitszeit. Doch auch das Stempeln bietet einige Vor- aber auch Nachteile.

VORTEILE

Die Arbeitszeiterfassung ist weniger flexibel als die Vertrauensarbeitszeit, bietet jedoch einige Vorteile, wie die folgenden.

ÜBERSTUNDEN WERDEN ERFASST

Dadurch, dass die Arbeitszeit erfasst und vom Unternehmen ausgewertet wird, werden auch Überstunden genau festgehalten und können belegt werden. Der Arbeitnehmer muss sich nicht darum kümmern, das Arbeitsverhalten und Überstunden eigenverantwortlich zu dokumentieren. Die festen Zahlen können auch dafür sorgen, dass Auslastungen schneller erkannt werden, wenn sich zum Beispiel in einer Abteilung oder bei einem Arbeitnehmer die Überstunden häufen.

KLARE TRENNUNG VON ARBEIT UND PRIVATLEBEN

Kernarbeitszeit mit Erfassung der Arbeitszeit statt Flexibilität; das klingt nicht für jeden Arbeitnehmer nach einem Vorteil. Die festen Regelungen, ob Kernarbeitszeit oder Gleitzeit, können aber dafür sorgen, dass Arbeit und Privatleben besser getrennt werden. Die Arbeit wird nicht mit nach Hause oder in das Wochenende genommen.

NACHTEILE

Wo ein Vorteil ist, ist auch ein Nachteil – das gilt auch für das Stempeln. Zu den Nachteilen zählen folgende Punkte.

GEFÜHL DER ÜBERWACHUNG

Die Alternative zur Arbeitszeiterfassung wird nicht ohne Grund Vertrauensarbeitszeit genannt. Denn beim Stempeln fehlt, wenn auch nur implizit, das Vertrauen. Das kann dafür sorgen, dass sich bei den Arbeitnehmern ein Gefühl der Überwachung und von zu viel Bürokratie einstellt.

GEFAHR DER ZEITORIENTIERUNG STATT ERGEBNISORIENTIERUNG

Besonders bei kreativer Arbeit und Arbeit, die projektbasiert ist, ist der Arbeitsalltag nicht immer gleichbleibend ausgelastet und produktiv. Müssen jedoch acht Stunden pro Tag gearbeitet werden, dann kann es dazu führen, dass Arbeitszeit abgesessen wird, was auch zum Boreout führen kann.

Darüber ob sich für Deinen Arbeitsalltag die Zeiterfassung (mit Gleitzeit) oder die Vertrauensarbeitszeit eignet, entscheiden nicht nur die Branche, in der Du tätig bist, sondern auch Deine persönlichen Präferenzen.

Dr. Hoff sieht besonders beim mobilen Arbeiten den Vorteil bei der Vertrauensarbeitszeit.

„Vertrauensarbeitszeit kann überall dort eingesetzt werden, wo die Mitarbeiter/innen ihre Arbeitszeit selbst steuern. Besonders nahe liegt sie bei Integration des mobilen Arbeitens, weil hier eine Arbeitszeit-Kontrolle durch den Arbeitgeber so gut wie ausgeschlossen ist. Ist dann auch noch das Vertrauen da, dass der Arbeitgeber die Vertrauensarbeitszeit nicht zur Dehnung der Vertragsarbeitszeit nutzen will, und gibt es auch dazu passende Instrumente, die die Einhaltung der vertraglichen Arbeitszeit-Verpflichtungen sicherstellen, steht der Einführung von Vertrauensarbeitszeit seitens der Arbeitnehmer/innen nichts im Wege.“

Um herauszufinden welche Art der Zeiterfassung zu Dir passt, kannst Du Dir zur ersten Orientierung auch folgende Fragen stellen:

• Arbeite ich besser mit klaren Arbeitszeit-Strukturen (Kernarbeitszeit)?
• Kann ich mich gut selbst organisieren und zum Arbeiten motivieren?
• Neige ich dazu, nach der Arbeit nicht abschalten zu können?
• Leiste ich viele Überstunden?
• Habe ich während des Arbeitstages Phasen starker Produktivität und Phasen, in denen ich wenig leisten kann?
• Arbeite ich produktiver und motivierter, wenn ich mir meine Zeit frei einteilen kann?
• Muss ich viel im Team arbeiten, in dem wir Meetings untereinander abstimmen müssen?

Damit eine Umstellung für alle im Unternehmen funktioniert sollte laut Dr. Hoff folgendes beachtet werden:

„Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass jede/r arbeiten kann, wie er/sie dies für sich am schönsten findet. Vielmehr ist dabei die Einhaltung der gesetzlichen und gegebenenfalls tarifvertraglichen Bestimmungen ebenso sicher zu stellen wie die Leistungsqualität gegenüber dem Kunden, die Zusammenarbeit im Betrieb und Effektivität und Effizienz der Arbeitszeit-Leistung. Dies erfordert die Festlegung – gegebenenfalls gemeinsam mit dem Betriebsrat – von klaren betrieblichen Regelungen, die dann auch durchgesetzt werden müssen. Geschieht dies nicht, droht Unzufriedenheit auf allen Seiten.“

Wird in Deinem Unternehmen die Vertrauensarbeitszeit eingeführt, muss sich nicht nur die Unternehmensleitung umstellen, sondern auch Du als Angestellter solltest einige wichtige Punkte beachten und klären:

• Abklären, wie ich Überstunden erfassen kann.
• Feste Struktur für Meetings festlegen (Teamarbeit).
• Feste Zeiten für Freizeit festlegen – sich selber organisieren.
• Klare Grenzen setzen gegen ständige Erreichbarkeit.

Wir bedanken uns bei Dr. Andreas Hoff für das Interview!

Du willst Deine Arbeitszeitgestaltung noch weiter optimieren, dann empfehlen wir Dir auch unsere Artikel zu 15 praktischen Apps fürs Büro zum Zeitmanagement und effektivem Arbeiten. Und wenn Du auf der Suche nach einem neuen Job mit passender Arbeitszeiterfassung bist, dann schau auf unserer Jobbörse vorbei.

Bildnachweis: Bild 1: gettyimages.de/EyeOfPaul, Bild 2: gettyimages.de/golero, Bild 3 und 4: Avantgarde Experts, Bild 5: gettyimages.de/Cecilie_Arcurs, Bild 6: gettyimages.de/PixHouse, Bild 7: gettyimages.de/TommL, Bild 8: Dr. Andreas Hoff/ fotocharlotte25, Potsdam