Personalbeschaffung: So meisterst Du kurzfristige Personalengpässe
Arbeitszufriedenheits-Studie 2023: Akademiker:innen in Zeitarbeit – Erkenntnisse & Tipps
Arbeitnehmerüberlassung mit schlechtem Image bei gleichzeitig steigendem Bedarf. Wie die Arbeitszufriedenheits-Studie 2023 von AVANTGARDE Experts zeigt, muss Zeitarbeit neu gedacht werden. Denn 85 Prozent der Mitarbeiter:innen mit Führungsverantwortung sind offen dafür, in ihrem Team auch Externe einzusetzen. Gleichzeitig sind Spezialist:innen bestimmter Branchen, wie Mobility & Tech, Qualitäts- und Entwicklungsingenieur:innen, Data Scientists oder Projektmanager:innen für Elektromobilität, fast nur noch über Zeitarbeit zu bekommen. Dennoch hat Zeitarbeit besonders unter gefragten Akademiker:innen einen eher schlechten Ruf. Eine weitere Herausforderung ist die Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitenden. So erklärten 44 Prozent der befragten Führungskräfte, dass die Führung eines Teams aus internen und externen Fachkräften herausfordernder ist. Ein Zustand, der aktiv verbessert werden muss, um mit mehr Flexibilität trotz Fachkräftemangel Personalengpässe dennoch meistern zu können.
Mehr Informationen: AVANTGARDE Experts führt seit 2016 jährlich Studien zur Arbeitszufriedenheit durch. In unserem Magazin findest Du mehr Informationen zur Arbeitszufriedenheits-Studie von 2023 und einen Überblick zu den Arbeitszufriedenheits-Studien der letzten Jahre.
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Kurzfristige Personalbeschaffung: Das Wichtigste in Kürze
Was sind die Gründe für Personalengpässe?
Zu den Gründen für Personalengpässe zählen zum Beispiel:
- Überbrückung von Arbeitsspitzen ohne Planstellen
- Fehlendes Personal für unerwartete Großprojekte im Laufe des Jahres
- Genereller Fachkräftemangel - es werden durch eigenes Recruiting keine relevanten Expert:innen gefunden
- Ungeplanter Personalausfall durch Fluktuation und längere Fehlzeiten bei Schlüsselpositionen
Welche Möglichkeiten gibt es kurzfristig Personal zu beschaffen?
Es gibt folgende Möglichkeiten, mit denen Du kurzfristig externes Personal beschaffen kannst:
- Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit)
- Vergabe von Aufträgen per Werkvertrag
- Beauftragung von Freelancer:innen
Wie können externe und interne Mitarbeitende am besten geführt werden?
Bei der Führung von externen und internen Mitarbeitenden in einem Team ist es wichtig, dass die externen Mitarbeiter:innen gut integriert werden. Dabei helfen zum Beispiel:
- Einbeziehen von externen Mitarbeitenden bei allen gemeinsamen beruflichen Aktivitäten
- Arbeitsplatz vor Ort für externe Mitarbeitende
- Regelmäßige Feedbackgespräche mit externen Mitarbeitenden
4 Gründe für den Personalengpass
Auch mit der besten Personalplanung kann sich schnell ein Personalengpass einstellen. Dabei ist es nicht immer ratsam oder möglich, intern neue Mitarbeitende zu rekrutieren oder Stellen langfristig auszuschreiben. In den folgenden drei Situationen können externe Mitarbeitende die beste Lösung sein:
- Zur Überbrückung von Arbeitsspitzen ohne Planstellen
- Bei Großprojekten im Laufe des Jahres, die nicht eingeplant waren
- Bei generellem Fachkräftemangel, bei dem durch eigenes Recruiting keine relevanten Expert:innen gefunden werden
- Bei ungeplantem Personalausfall durch Fluktuation und längere Fehlzeiten bei Schlüsselpositionen
3 Möglichkeiten zur kurzfristigen Personalbeschaffung
Für das Großprojekt fehlen neue Fachkräfte? Mit den folgenden drei Möglichkeiten beschaffst Du kurzfristig externes Personal. Wir stellen Dir Arbeitnehmerüberlassung, Auftragsvergabe per Werkvertrag und Beauftragung von Freelancer:innen genauer vor.
Der Vorteil: Mit der externen Personalbeschaffung fällt keine interne Administration an, Du sicherst Dir „nur" die Expertise und bleibst flexibel.
1. Arbeitnehmerüberlassung
Arbeitnehmerüberlassung, kurz ANÜ, ist die offizielle Bezeichnung für Zeitarbeit. Mit der ANÜ werden Fach- und Führungskräfte für bestimmte Projekte an Kundenunternehmen vermittelt.
Wichtig: Zeitarbeit wird oft ausschließlich mit einfachen Tätigkeiten assoziiert. Doch der Anteil der Akademiker:innen an der Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland betrug 2022 schon 11 Prozent – Tendenz steigend! Durch das rechtssichere Modell und viele Anreize für hochqualifizierte Arbeitnehmer:innen bietet ANÜ viel Wachstumspotential.
Ablauf der Zeitarbeit
- Der:die Zeitarbeitnehmer:in hat eine Festanstellung bei einem Personaldienstleister, wie z.B. AVANTGARDE Experts.
- Die Zeitarbeitsfirma (Verleiher) überlässt ihre Zeitarbeitnehmer:innen dem Kundenunternehmen (Entleiher) für einen begrenzten Zeitraum.
- Die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen Personaldienstleister und Kundenunternehmen ist der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag.
- Der Lohn und alle weiteren Arbeitnehmer:innen-Ansprüche werden über die Zeitarbeitsfirma abgewickelt.
Vorteile der Arbeitnehmerüberlassung
Arbeitnehmerüberlassung von Fachkräften bietet Dir als Teamleiter:in oder Führungskraft folgende Vorteile:
- Rechtssicherheit durch den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Personaldienstleister als Arbeitgeber.
- Zugang zu hochspezialisierten Expert:innen, die sich immer weniger in Festanstellung an ein Unternehmen binden möchten und sonst auf dem freien Arbeitsmarkt nicht zu finden wären.
- Geringer Verwaltungsaufwand im Vergleich zu den Kosten einer Festanstellung, da Verwaltungsaufgaben vom Personaldienstleister übernommen werden.
- Zugriff auf gezielte Expertise, die für das jeweilige Projekt nötig ist.
- Unabhängigkeit der Fachabteilungen von HR. Für die Einstellung von neuen Fachkräften bedeutet dies Schnelligkeit & Flexibilität.
2. Aufträge per Werkvertrag
Eine Alternative zur allgemeinen ÄNU stellt die Beschäftigung per Werkvertrag dar. Auch hier werden externe Arbeitnehmer:innen von einem Personaldienstleister vermittelt. Die Arbeit ist jedoch an ein vorher festgelegtes Ergebnis geknüpft.
Aufträge per Werkvertrag vergeben
Im Gegensatz zur ANÜ, bei der die Arbeitnehmer:innen nach Stunden oder Tarifverträgen bezahlt werden, kommt es bei Werkverträgen darauf an, dass ein festgelegtes Werk erschaffen oder produziert wird. Erst wenn das Werk durch den:die Auftraggeber:in abgenommen wird, muss die vorher vereinbarte Vergütung an den:die Arbeitnehmer:in entrichtet werden.
Im Gegensatz zur ANÜ gelten Arbeitnehmer:innen, die über einen Werkvertrag beauftragt wurden, als wirtschaftlich selbstständig.
Vorteile von Werkverträgen
Der größte Vorteil der Beauftragung von Fachkräften per Werkvertrag liegt darin, dass die Arbeit an ein Werk gebunden ist. Das eignet sich besonders gut für zeitlich begrenzte Projekte, die mit einem vorher festgelegten Ergebnis abgeschlossen werden müssen.
- Wichtig: Wenn Du Fachpersonal per Werkvertrag einstellst, darf die praktische Durchführung nicht der Arbeitnehmerüberlassung gleichen. Hier spricht man von einem Scheinwerkvertrag. Lass Dich dazu im Zweifel vorher rechtsicher beraten.
3. Freelancer:innen
Statt ANÜ kannst Du auch Freelancer:innen beauftragen. Im Gegensatz zu Zeitarbeit oder einer Beschäftigung per Werkvertrag, sind Freelancer:innen freiberuflich tätig. Sie sind ihre eigenen Chefs und arbeiten eigenständig für verschiedene Unternehmen.
So beauftragst Du Freelancer:innen
Qualifizierte Freelancer:innen findest Du, indem Du die gewünschten Freelance-Positionen ausschreibst und Freelancer:innen über Projektportale suchst. Auch Dein berufliches Netzwerk kann Dir dabei helfen, freie Mitarbeitende zu finden. Besonders einfach und sicher geht das über einen Personaldienstleister, der sich um die Akquise von Freelancer:innen kümmert und die Vermittlung übernimmt. Dieser greift dabei auf einen geprüften Pool an Freelancer:innen zurück. So wird die Qualität der freien Mitarbeitenden sichergestellt.
- Die Freelancer:innen schließen mit dem Personaldienstleister einen Dienstvertrag (Contracting) ab.
- Du als Unternehmen bist wiederum mit dem Personaldienstleister per Vertrag verbunden. So vermeidest Du auch rechtliche Fallstricke beim Einsatz von freiberuflichen Expert:innen.
Vorteile von Freelancer:innen
Freelancer:innen bieten vor allem einen Vorteil: Flexibilität. Sie sind mit ihrer Arbeit weder an feste Orte noch an Zeiten gebunden. Freie Mitarbeitende sind hochspezialisiert und können sich besonders schnell in neue Projekte einarbeiten. Ein weiterer Vorteil ist die Kostenkontrolle. Denn Unternehmen zahlen Freelancer:innen nur das vereinbarte Honorar, ohne weitere Fixkosten.
- Das Beste: Für jedes Projekt gibt es die passenden Freelancer:innen. Das gilt besonders dann, wenn Spezialwissen gefragt ist, das nicht intern abgedeckt werden kann oder anderweitig im Arbeitsalltag benötigt wird. Ein gutes Beispiel dafür ist IT-Outsourcing.
Externe und interne Mitarbeitende – Wie führen?
Zwei Drittel der von AVANTGARDE Experts befragten Führungskräfte sagen, dass die Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitenden Auswirkungen auf das Teamgefüge hat. Die größte Herausforderung: externe Mitarbeitende in das schon bestehende Team zu integrieren.
Folgende Strategien helfen dabei, kurzfristiges Personal und ein schon bestehendes Team zu führen:
- Volle Integration: Beziehe auch externe Mitarbeitende von Anfang an bei allen gemeinsamen beruflichen Aktivitäten ein, angefangen bei der gemeinsamen Mittagspause bis zum Workshop.
- Arbeitsplatz vor Ort: Ermögliche externen Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz vor Ort. Schon allein die physische Zusammenarbeit fördert die Integration.
- Regelmäßiges Feedback: Führe mit externen Mitarbeitenden wiederkehrende Feedbackgespräche wie mit den festangestellten Mitarbeitenden durch. Das signalisiert Gleichberechtigung gegenüber der Stammbelegschaft.
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