IT-Outsourcing an Unternehmen und IT-Freelancer: Wann sich was lohnt

IT-Outsourcing ist die Auslagerung bestimmter IT-Anteile aus dem eigenen Unternehmen an externe Anbieter für einen festgelegten Zeitraum. Das kann verschiedene Ebenen betreffen. Diese Beispiele für IT-Outsourcing zeigen es:

• Infrastruktur, zum Beispiel die Nutzung externer Server, Clouds oder Rechenzentren
• Anwendungen, zum Beispiel das Zurückgreifen auf externe Software, Shopware oder CMS
• Prozesse, zum Beispiel die Entwicklung von Software oder Durchführung von Online Marketing durch externe Anbieter

  

Die verschiedenen IT-Outsourcing-Modelle

Die folgenden Arten von IT-Outsourcing spiegeln außerdem die verschiedenen Möglichkeiten wider, an welchen Standorten die Anbieter zu finden sind:

• Onshoring ist die Auslagerung der IT innerhalb des eigenen Landes. Das kann zum Beispiel auch sinnvoll sein, wenn am Unternehmensstandort keine passenden Fachkräfte zur Verfügung stehen, wie es oft in den ländlichen Bereichen des Mittelstands der Fall ist.
• Nearshoring beschreibt IT-Outsourcing in naheliegende Nachbarländer mit nicht mehr als ein bis zwei Stunden Zeitverschiebung.
• Offshoring ist IT-Outsourcing in ferne Länder, zum Beispiel nach Indien mit mehreren Stunden Zeitverschiebung.
   

Der Unterschied zwischen Managed Services und IT-Outsourcing

Beim IT-Outsourcing lagert ein Unternehmen oft eine ganze IT-Abteilung oder Projekte aus. Managed Services betrifft dagegen nur einen kleinen Teil. Die IT-Gesamtstruktur und viele der Prozesse liegen bei der Nutzung von Managed Services somit weiterhin beim auftraggebenden Unternehmen selbst. Oft werden diese Begrifflichkeiten (wie in diesem Artikel) auch synonym verwendet.

Beispiele für Managed Services: Datenbankservices, Anwender-Support oder Security-Services wie Firewalling.

Staff Augmentation ist eine IT-Outsourcing-Strategie, die in Deutschland vor allem als Arbeitnehmerüberlassung bekannt ist. Hierbei engagierst Du ein Personalvermittlungsunternehmen, das Dir einen seiner Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Dieser Mitarbeiter ist während eines vereinbarten Zeitraums vollständig in Deinen Unternehmensalltag integriert. Endet dieser Zeitraum, ist die Fachkraft weiterhin bei seinem Stammunternehmen angestellt.

IT-Freelancer sind oft hochspezialisiert auf ihrem Gebiet und können so Dein Inhouse-Team temporär sinnvoll unterstützen. Im Unterschied zum klassischen IT-Outsourcing engagierst Du dabei nicht eine ganze Firma, sondern einen einzigen Spezialisten. Dieser kann Dich dann vor Ort bei Dir im Unternehmen oder sogar als Digitaler Nomade vom anderen Ende der Welt unterstützen.

Wann IT-Outsourcing sinnvoll für Dein Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel was Du outsourcen möchtest und wie viele externe Mitarbeiter oder welches Expertenwissen dafür notwendig sind. IT-Outsourcing bringt einige Vorteile, aber auch entscheidende Nachteile mit sich:

Vorteile von IT-Outsourcing

• Kosteneinsparung: Mit IT-Outsourcing sparst Du oftmals Kosten. Das betrifft zum Beispiel Lohnkosten, aber auch Kosten für die Infrastruktur oder Instandhaltung. Brauchst Du Hilfe bei einem sehr speziellen Thema, spart es oftmals außerdem Zeit, auf externe Partner zu setzen, anstatt eigene Mitarbeiter anzulernen.
• Weltweite Spezialisten: IT-Outsourcing macht dann Sinn, wenn die benötigten Kompetenzen in Deinem Unternehmen fehlen und zum Beispiel wegen des Fachkräftemangels in Deutschland mögliche Stellen nicht allzu schnell zu besetzen sind. Dank der Auslagerung der IT-Dienstleistungen kannst Du weltweit auf erfahrene Fachkräfte zurückgreifen und so das beste Ergebnis erzielen.
• Am Puls der Zeit: IT-Outsourcing-Anbieter haben ihren Markt besonders gut im Blick und können in ihrem Kerngeschäft oftmals deutlich schneller auf Veränderungen und Neuerungen reagieren als es große Unternehmen intern könnten, zum Beispiel mit neuster Technologie und Software aber auch Fachwissen. In einer sich schnell wandelnden IT-Branche profitierst Du daher von Outsourcing.
• Bedarfsorientiertes Arbeiten: Anstatt viel Zeit zu investieren, um einen geeigneten Bewerber zu finden, für den Du nur für kurze Zeit Verwendung hast, ermöglicht Dir IT-Outsourcing auch relativ spontanes Aufstocken oder Abbauen von IT-Leistungen. 

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• Skalierbarkeit: Dank des Vertrags mit dem IT-Outsourcing-Anbieter weißt Du ganz genau, welche Leistungen Du zu welchen Kosten erwarten kannst. Das kann Dir beim Monitoring und der Evaluation eines Projekts später helfen.

Nachteile von IT-Outsourcing

• Datensicherheit: Insbesondere, wenn Du zum Beispiel auf Server im Ausland zurückgreifst, ist es oftmals intransparent, was mit Deinen Daten wirklich passiert. Hier besteht beispielsweise die Gefahr der Wirtschaftsspionage. Und auch in anderen Bereichen solltest Du Dir gut überlegen, was Du mit einem externen Dienstleister teilen kannst und darfst, wie zum Beispiel Kundendaten.
• Sprachbarrieren, Zeitunterschiede und Reisekosten: Eine andere Sprache oder eine große Zeitverschiebung machen die Zusammenarbeit oft gar nicht so einfach. Hier solltest Du abwägen, ob sich das eventuell negativ auf Dein Vorhaben auswirkt. Außerdem solltest Du bedenken, dass Geschäftsreisen zu weit entfernten Outsourcing-Anbietern auf Dauer teuer werden könnten.
• Hoher Aufwand bei Kleinprojekten: Fehlt Dir eigentlich nur ein einziger Mitarbeiter, um Dein Projekt stemmen zu können? Dann ist IT-Outsourcing an große Anbieter oftmals viel zu aufwändig. Stattdessen kannst Du zum Beispiel auf IT-Freelancer setzen.

Wann engagiere ich am besten IT-Freelancer, Workbenches oder Anbieter für IT-Outsourcing?

Für kleinere Unternehmen und Projekte ist der zusätzliche Bedarf an Entwicklungskapazität überschaubar. Dann ist oft Freelancing die kosteneffektivste Lösung. Freelancer lassen sich sehr vielseitig einsetzen und bieten für jede Organisation eine schnell-verfügbare und flexibel-anwendbare Lösungsoption. IT-Freelancer decken außerdem temporär auftretende Engpässe sehr gut ab.

Im dynamischen Projektumfeld und bei Bedarfsspitzen sind Workbench-Modelle, wie AVANTGARDE Experts sie anbietet, optimal. Vorteile zum klassischen IT-Outsourcing sind unter anderem der Wegfall von Overhead-Kosten und eine vollständige Kostentransparenz.

Für Großprojekte und größeren Unternehmensstrukturen ist das IT-Outsourcing häufig die beste Wahl. Denn hier erhalten die Unternehmen mehr Erfahrung, schnellere Skalierbarkeit, Sicherheit und Effizienz.

Gibt es bestimmte Themenbereiche, für die sich IT-Freelancer am besten eigenen?

Wir raten Unternehmen, Freelancer zu beauftragen bei

• beratungsintensiven Themen,
• speziellen Leistungen,
• ergänzenden Leistungen, die zum Beispiel im Unternehmen nicht vorhanden sind,
• Projekten und
• Innovationsthemen.

Nicht zu unterschätzen ist der Trend, IT-Freelancer mit ihrer Tech-Expertise und Erfahrung für das strategische Hiring einzusetzen. Denn vielen Unternehmen und Gründern fehlt dafür das nötige Tech-Know-how. IT-Spezialisten in Unternehmen sind außerdem oftmals so ausgelastet, dass sie dies nicht zusätzlich übernehmen können. IT-Freelancer können daher dabei helfen, wichtige IT-Fachkräfte und Führungskräfte für das Unternehmen zu gewinnen.

Wann ist es sinnvoll dauerhaft Mitarbeiter in der IT anzustellen?

Dauerhaft Mitarbeiter anzustellen, ist eine strategische Entscheidung und dient dem Aufbau einer langfristigen Tech-Kompetenz und Engineering-Kultur. Man muss die Aufgaben klar von Freelancer-Tätigkeiten abgrenzen und wir sehen für sehr viele Anwendungsfälle enorme Mehrwerte, wenn diese beiden Modelle Hand-in Hand kombiniert und genutzt werden. Unsere Beratung setzt daher häufig einen Schritt früher an und verhilft Firmen nicht nur zur optimalen Besetzung einzelner Rollen, sondern bietet zielgerichtete individuelle Lösungen und Kombinationsmöglichkeiten aller Modelle an.