Vorstellungsgespräche richtig führen
Das Vorstellungsgespräch vorbereiten
Die richtige Vorbereitung ist der erste Schritt in Richtung eines erfolgreichen Vorstellungsgesprächs. Folgende Punkte solltest Du beachten:
- Informiere den Bewerber rechtzeitig über relevante Punkte
Teile dem Kandidaten im Vorfeld mit, welche Mitarbeiter das Vorstellungsgespräch führen und welche Position diese Personen im Unternehmen haben. Auch die geplante Gesprächsdauer oder eine Anfahrtsbeschreibung zum Unternehmen können für den Bewerber hilfreich sein.
- Sind alle teilnehmenden Gesprächspartner auf den Bewerber vorbereitet?
Dieser Punkt ist essenziell. Sorge dafür, dass alle teilnehmenden Gesprächspartner über den Bewerber informiert sind. Merkt der Kandidat, dass seine Unterlagen nicht gelesen wurden, wirft das ein unprofessionelles Bild auf Euch als Arbeitgeber. Das sollte nicht passieren!
- Weißt Du was Du den Bewerber fragen willst?
Zur Vorbereitung gehört auch, dass Du Dir anhand der Unterlagen des Bewerbers überlegst was Du von ihm wissen möchtest. Stelle Dir am besten einen kleinen Fragenkatalog zusammen, damit Du auch nichts vergisst.
- Liegen alle Unterlagen bereit?
Bereite alle relevanten Unterlagen vor und lege sie im Gesprächsraum bereit. Dazu gehört die Bewerbung des Kandidaten sowie ein möglicher Fragenkatalog.
- Wie ist die Sitzordnung?
Die Sitzordnung hat einen großen Einfluss auf die Gesprächsatmosphäre. Mache Dir deshalb im Vorfeld Gedanken darüber. Bei einem Gespräch mit mehr als zwei Personen ist es ratsam, sich um eine Tischecke herum zu platzieren, damit sich der Bewerber nicht an ein Verhör erinnert fühlt.
- Ist der Raum vorbereitet?
Kurz vor dem Gespräch lohnt es sich den Raum zu überprüfen: Ist er aufgeräumt, gut gelüftet und sind Getränke vorhanden? Dann kann es gleich losgehen!
- Bist Du bereit?
Auch für Dich als Arbeitgeber ist ein Vorstellungsgespräch eine herausfordernde Situation. Fokussiere Dich deshalb bereits einige Minuten vorher darauf, damit Du konzentriert in das Gespräch starten kannst.
Ein Vorstellungsgespräch führen: Das 5-Phasen Modell
Dieses Modell ist als Leitfaden gedacht und soll Dir helfen das Vorstellungsgespräch richtig zu führen und ihm eine Struktur zu geben. Phase 2 und Phase 3 können bei Bedarf getauscht werden. Je nach Position der ausgeschriebenen Stelle, ist der Zeitaufwand für die einzelnen Phasen variabel. Ein Vorstellungsgespräch für eine Führungsposition wird in der Regel mehr Zeit in Anspruch nehmen als das für eine Trainee-Stelle. Hier siehst Du das 5-Phasen-Modell für ein Vorstellungsgespräch von etwa 60 Minuten:
Phase 1: Begrüßung des Bewerbers (5 Minuten)
Bei der Ankunft des Bewerbers solltest Du ihn im Eingangsbereich abholen und zum Gesprächsraum begleiten. Der erste Eindruck zählt – auch von Unternehmensseite! Also am besten lächeln, locker bleiben und den potenziellen Mitarbeiter willkommen heißen.
Im Gesprächsraum stellst Du Dich und die anderen Gesprächsteilnehmer vor. Gehe dabei auch kurz auf die Funktionen der einzelnen Personen im Unternehmen ein, damit der Bewerber weiß mit wem er das Gespräch führt. Während Ihr euch setzt, kannst Du bereits mit einem lockeren Gesprächseinstieg beginnen. Small Talk senkt die Nervosität des Kandidaten und stimmt alle Gesprächsteilnehmer auf das Gespräch ein. Frage den Bewerber zum Beispiel, ob er eine gute Anreise hatte. Auch das Wetter, der absoluter Klassiker unter den Small Talk-Themen, eignet sich zu Beginn eines Bewerbungsgespräch gut als Eisbrecher. Im besten Fall gibst Du dem Bewerber außerdem einen Ausblick auf den weiteren Gesprächsablauf.
Der Einstieg in das Bewerbungsgespräch sollte nicht unterschätzt werden, da er die Richtung und Stimmung des Gesprächs vorgibt. Der Kandidat soll sich wohl und willkommen fühlen, um sich anschließend bestmöglich präsentieren zu können.
Don’ts
Es gibt Themen, die Du in den ersten Minuten des Vorstellungsgesprächs unbedingt vermeiden solltest:
- Religion: Ein sehr persönliches Thema und daher für Small Talk nicht geeignet.
- Politik: Hier kann es schnell zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Daher sollte dieses Thema einfach komplett vermieden werden.
- Gesundheit: Beim ersten Kennenlernen ist auch dieses Thema nicht geeignet. Oder möchtest Du mit fremden Personen über Deine Erkältung reden?
- Fachfragen: An dieser Stelle im Gespräch sind Fachfragen noch unangebracht. Lass den Bewerber erstmal ankommen, bevor Ihr über fachliche Themen sprecht.
Phase 2: Interview (30 Minuten)
Jetzt wird es ernst: In diesem Teil des Vorstellungsgesprächs geht es als Arbeitgeber darum den Bewerber möglichst gut kennenzulernen. Nur so kannst Du feststellen, ob der Kandidat in Dein Unternehmen passt.
Bevor Du mit Deinem Fragenkatalog beginnst, lasse den Bewerber erstmal frei von sich erzählen. So kann sich der Kandidat in eigenen Worten und ungebunden an spezifische Fragen präsentieren. Durch gezieltes Nachfragen kannst Du für Dich und das Unternehmen interessante Punkte hervorheben und so bereits eine Menge über den potenziellen neuen Mitarbeiter in Erfahrung bringen.
Nach der Selbstvorstellung kommt Dein vorbereiteter Fragenkatalog zum Einsatz. Einige Fragen wurden vermutlich bereits beantwortet, alle Weiteren kannst Du jetzt stellen. Begegne dem Bewerber dabei unbedingt auf Augenhöhe. Wichtig ist außerdem, dass Du nur Fragen stellst, die für das Unternehmen und die offene Stelle relevant sind. Das ist oft gar nicht so einfach! Daher haben wir Dir mögliche Fragen zur Inspiration zusammengestellt:
Fragen zur Motivation:
- Warum haben Sie sich für unser Unternehmen entschieden?
- Aus welchem Grund streben Sie eine Positionsveränderung an?
- Welche Ziele haben Sie für diese Position?
- Was interessiert Sie am meisten an dieser Stelle?
Fragen zur Qualifikation:
- Welche erlernten Fähigkeiten aus Ihren letzten Jobs, können Sie bei uns einbringen?
- Was haben Sie während der einzelnen Etappen in Ihrem Lebenslauf gelernt?
- Was würden Sie hier gerne lernen?
Fragen zum Charakter:
- Wie sieht Ihr idealer Arbeitsplatz aus?
- Wie würden Ihre Freunde Sie beschreiben?
- Was würden Sie mit einer Million Euro machen?
Möchtest Du einen Einblick in das Know-how des Bewerbers bekommen, bereite auch einige fachspezifische Fragen oder kleine Aufgaben vor. Diese können dem Kandidaten zum Beispiel mathematisches, kreatives oder logisches Denken abverlangen.
So merkst Du schnell ob der Bewerber die erforderlichen Kenntnisse für den neuen Job mitbringt. Bedenke aber auch immer, dass der Kandidat aufgrund der angespannten Situation sicherlich keine Höchstleistung bringen kann.
Wichtig: Gerade im Interviewteil erfährst Du viel Neues über den Bewerber. Mache Dir daher unbedingt Notizen. Bei der Nachbereitung des Gesprächs kannst Du Deine Eindrücke so viel besser bewerten und mehrere Kandidaten einfacher miteinander vergleichen.
Don’ts
- Falle dem Bewerber nicht ins Wort.
- Das Interview ist kein Verhör! Gestalte die Fragerunde als Gespräch und gehe auf die Antworten des Bewerbers ein, anstatt ihn nur mit Fragen zu bombardieren.
- Wirke nicht abgelenkt und unkonzentriert.
- Diese Fragen darfst Du nicht stellen: Fragen zu Sexualität, Vorstrafen, der Religionszugehörigkeit oder einer bestehenden Schwangerschaft sind nicht erlaubt und müssen vom Bewerber nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden.
Phase 3: Vorstellung des Unternehmens (10 Minuten)
Der Bewerber hat sich all Deinen Fragen gestellt. Jetzt bist Du an der Reihe! Denn nicht nur der Kandidat bewirbt sich bei Dir – auch Du stellst Dich dem Bewerber als potenzieller neuer Arbeitgeber vor. Überlege Dir am besten im Vorfeld, was den Bewerber interessieren könnte. Das ist vermutlich weniger die Geschichte des Unternehmens, als die Unternehmenskultur und die Anforderungen an den neuen Job. Hier sind ein paar Vorschläge für Dich, welche Themenbereiche Du ansprechen kannst:
- Wie ist das Unternehmen aufgebaut? Welche Bereiche gibt es?
- Welche Herausforderungen gibt es aktuell und was hat das Unternehmen bereits erreicht?
- Wie groß ist das zukünftige Team des Bewerbers? Wie sind die Hierarchien?
- Welche Weiterbildungsmöglichkeiten bietet Ihr dem Bewerber?
- Gibt es spezielle Arbeitszeit-, Pausen-, und Urlaubsregelungen?
- Was wird den Mitarbeitern geboten? Gibt es zum Beispiel Sportangebote, Vergünstigungen oder Fahrtkostenzuschüsse?
Der Bewerber sollte nach der kurzen Präsentation wissen wer Ihr seid und warum er sich für Euch als Arbeitgeber entscheiden sollte. Wichtig hierbei: Bleibe authentisch!
Sind bei dem Gespräch der zukünftige Vorgesetzte oder Teammitglieder des Bewerbers anwesend, ist es sinnvoll Dich mit Deinen Kollegen bei der Präsentation abzuwechseln. So bekommt der Bewerber einen umfassenderen Einblick in das Unternehmen und sein neues Arbeitsumfeld.
Don’ts
- Keine einstudierte Präsentation: Verwende keine standardisierte Unternehmenspräsentation, sondern gehe auf die Bedürfnisse des Bewerbers ein.
- Verbreite keine Unwahrheiten: Lasse Dich nicht zu Über- oder auch Untertreibungen hinreißen, sondern bleibe bei der Wahrheit! Der Bewerber wird Dir spätestens bei Arbeitsbeginn auf die Schliche kommen und im schlimmsten Fall sofort wieder kündigen.
Phase 4: Rückfragen des Bewerbers (5-10 Minuten)
Der Hauptteil ist geschafft und das Gespräch neigt sich dem Ende zu. Bevor Du den Termin beendest, solltest Du dem Bewerber in jedem Fall Zeit für Rückfragen geben. Gehe dabei offen auf die Fragen ein und lasse Dich von eventuellen kritischen Rückfragen nicht aus der Ruhe bringen.
Die Rückfragen können nicht nur für den Bewerber aufschlussreich sein, sondern auch für Dich! Die Qualität der Fragen kann Dir nochmal einiges über den Bewerber verraten. Auch kritische Fragen sollten kein Grund zur Verärgerung sein, sprechen sie doch dafür, dass sich der Bewerber gut auf das Gespräch vorbereitet hat.
Don’ts
- Zu wenig Zeit lassen: Gebe dem Bewerber einen Moment Zeit! Er hat bereits viel Neues gehört und muss kurz nachdenken, welche offenen Fragen er noch stellen möchte. Übergehe diesen Punkt daher nicht zu schnell.
- Verbreite keine Unwahrheiten und weiche nicht aus: Auch bei Rückfragen solltest Du immer offen und ehrlich bleiben.
Phase 5: Abschluss des Gesprächs und Verabschiedung (5-10 Minuten)
Falls noch nicht geschehen, bleibt Dir jetzt noch Zeit konkrete Rahmenbedingungen zu erläutern. Kläre mit dem Bewerber die Hard Facts ab: Dazu gehören der Arbeitsbeginn, die Wochenstundenanzahl, die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, Anzahl der Urlaubstage und den Gehalt. Gib dem Bewerber außerdem einen Überblick über den weiteren Verlauf. Wann meldest Du Dich mit einer Entscheidung? Wird es eine zweite Auswahlrunde oder einen Probearbeitstag geben?
Am Ende des Gesprächs sollten keine Fragen mehr offen sein – weder auf Deiner Seite noch auf Seiten des Bewerbers.
Jetzt kannst Du das Gespräch beenden: Bedanke Dich bei dem Bewerber für seine Zeit, begleite ihn zum Ausgang und verabschiede Dich. Damit hast Du das Vorstellungsgespräch erfolgreich geführt! Jetzt fehlt nur noch eine gewissenhafte Nachbereitung, um den Vorgang abzuschließen.
Don’ts
- Hard Facts ungeklärt lassen: Die Rahmenbedingungen sind für den Bewerber der entscheidende Faktor für oder gegen den Job. Klärt sie daher spätestens jetzt ab!
- Bewerber im oder vor dem Raum zurücklassen: Begleite den Bewerber zum Ausgang, damit das Gespräch einen passenden Abschluss findet und der Bewerber sich bis zum letzten Moment betreut fühlt.
Das Vorstellungsgespräch nachbereiten
Die Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen wird oft unterschätzt. Dabei ist sie für eine fundierte Entscheidung unerlässlich.
Wichtig ist die Nachbereitung möglichst zeitnah nach Abschluss des Gesprächs anzugehen. So sind die Eindrücke noch frisch und unverfälscht. Vervollständige Deine Notizen und reflektiere das Gespräch: Was hat Dir besonders gut an dem Bewerber gefallen? Wo siehst Du Probleme? Setze Dich hierfür auch mit den Kollegen zusammen, die am Gespräch beteiligt waren.
Du bist Dir noch unsicher? Dann lade deine Favoriten zu einem weiteren Gespräch oder zu einem Probearbeitstag ein. Es kann auch durchaus vorkommen, dass Du Dir keinen der Bewerber für die freie Stelle vorstellen kannst. Dann musst Du die Stelle erneut ausschreiben und von vorne beginnen. Schließlich ist es ja Dein Ziel die Stelle perfekt zu besetzen.
Wenn Du parallel mit mehreren Bewerbungsprozessen beschäftigt bist, könnte ein standardisierter Bewertungsbogen nützlich für Dich sein. Diesen kannst Du schon während des Gesprächs ausfüllen und so die Bewerber besser miteinander vergleichen.
Du bist Dir nicht sicher, wie Du potenzielle neue Mitarbeiter finden kannst?
Wir können Dich bei der Suche nach Kandidaten für offene Stellen und beim Bewerbungsmanagement unterstützen. Bei AVANTGARDE Experts helfen wir Dir Spezialisten für Dein Unternehmen zu finden. Werfe gerne einen Blick auf unser Leistungsportfolio.
Du möchtest außerdem mehr zum Thema Personalbeschaffung wissen? Dann könnte für Dich unser Artikel „Active Sourcing: Definition & Methoden für das aktive Recruiting“ interessant sein.
Bildnachweis: Titelbild: © gettyimages/filadendron; Bild 1: © gettyimages/pixelfit; Bild 2: © gettyimages/MangoStar_Studio; Bild 3: © gettyimages/HT-pix.
