Social Software im Unternehmen: Darum sind die Tools unverzichtbar

Was ist Social Software? Erklärung, Beispiele und 7 wertvolle Tipps für ihre Einführung

07.11.2017
Bessere Vernetzung dank Social Software

In Expertenkreisen gilt Social Software als gewinnbringende Lösung für Kommunikation, Effizienz und Innovationsgeist in Unternehmen. Was genau Social Software eigentlich ist, wie ihre Nutzung Unternehmen verbessert und worauf für eine gelungene Einführung zu achten ist, erfährst Du hier.

Was ist Social Software?

Mit dem Begriff Social Software (auch Enterprise Social Software) werden alle Tools bezeichnet, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit eines Unternehmens durch die Vernetzung aller Mitarbeiter verbessern sollen. Indem Kollegen beispielsweise durch Instant-Messaging vernetzt werden, wird eine direktere, das heißt informellere, und damit zügigere Kommunikation untereinander ermöglicht.

Für die Geschäftswelt ist der Transfer dieser neuen Kommunikationsformen von den sozialen Medien auf Unternehmensstrukturen besonders interessant: Denn Inhalte jeglicher Form können leichter und schneller verbreitet werden, weshalb sie für die interne Kommunikation ein besonders großes Potenzial darstellen. 

Funktionen von Social-Software-Tools

Je nach Anbieter unterscheiden sich die verschiedenen Funktionen von Social-Software-Tools, allerdings gibt es einige Grundfunktionen, die Deinen Arbeitsprozess effizienter gestalten können:

  • Instant Messaging: Akteure werden innerhalb eines Netzwerks miteinander verbunden und können sich in verschiedenen Teams oder Gruppen organisieren. Insbesondere für die Arbeit an verschiedenen Standorten innerhalb eines Teams oder im Home Office ist diese Funktion sehr hilfreich. Bei bestimmten Werkzeugen besteht auch die Möglichkeiten, externe Dienstleister einzubinden und die Kommunikation zwischen kooperierenden Unternehmen zu verbessern. Arbeitsprozesse können so weitaus transparenter organisiert und kommuniziert werden.
  • Cloudbasiertes Dokumentensharing: Daten werden zentral zur Verfügung gestellt, können von mehreren Nutzern gleichzeitig aufgerufen und auch bearbeitet werden und sind schnell auffindbar.
  • Social Tagging: Mit der Möglichkeit, Inhalten bestimmte Attribute durch Keywords zuzuweisen, ist es viel leichter, sich innerhalb einer großen Menge an Daten oder Inhalten zu orientieren und den Überblick zu behalten. Wenn ein Kollege eine Datei beispielsweise mit beschreibenden Schlagworten versieht, kannst Du Schlüsse über ihre Inhalte ziehen ohne sie öffnen zu müssen und im Zweifelsfall festzustellen, dass sie im Moment für Deinen Arbeitsschritt nicht relevant ist.
  • Social Bookmarking ermöglicht es mehreren Nutzern, Lesezeichen für Websites gemeinsam zu organisieren und für die Nutzung innerhalb des eigenen Projektes zu optimieren. So wird der Seiteninhalt mit Schlagworten versehen (siehe Tagging) und damit das Auffinden von relevanten Informationen erleichtert.

Typische Formen von Social Software

Konkret können Social-Software-Tools je nach Zweck und Umfang verschiedene Formen annehmen:

  • Wikis sind Websites, die von einem Kollektiv genutzt und bearbeitet werden können. Besonders hilfreich sind sie für Unternehmen immer dann, wenn Wissen abteilungsübergreifend und zielgerichtet vermittelt werden muss, etwa Unternehmensprozesse, Produktinformationen oder auch Technikwissen. Das Wiki dient dabei als eine gemeinsame Datenbasis, bei der Inhalte gemeinsam erstellt, je nach zugewiesener Berechtigung bearbeitet oder auch durch die Nutzung von Zugangsberechtigungen begrenzt werden können.
  • Blogs informieren über die wichtigsten Neuigkeiten und Wissenswertes, das ein Unternehmen intern oder extern vermitteln möchte. Kommentare zu hinterlassen, ist dabei für die Unternehmensleitung besonders interessant: Denn so können etwa Meinungen oder Stimmungsbilder zu bestimmten Themen ermittelt und Feedback eingeholt werden.
  • Social Intranet: Hierbei wird das übliche Intranet als Profilsammlung durch soziale Vernetzung erweitert, etwa Gruppenmitgliedschaften, Kontaktlisten oder Nachrichtenversand. Die Förderung interaktiven Vorgehens und die Förderung der Wissensstreuung stehen im Fokus. Dabei ist es möglich, sich in virtuellen Arbeitsräumen zu versammeln und in dezentralen Teams mit informellen Kommunikationsformen zu arbeiten. Kommunikation wird so stark beschleunigt, durch zielgerichtete Diskussionen der Innovationsgeist angetrieben und der Workflow effizienter gestaltet.

Wie Social Software die Arbeitsprozesse optimiert

Eine Studie des McKinsey Global Institute hat bereits 2014 gezeigt, dass der Einsatz von Social Software die Produktivität von abteilungsübergreifend tätigen Mitarbeitern um insgesamt 20–25% steigern kann. Für den amerikanischen Markt wurden die vier Wirtschaftssektoren Verbrauchsgüter, Finanzdienstleistungen für Privatkunden, moderne Fertigungsverfahren und freiberufliche Dienstleistungen untersucht. Das Ergebnis: Mit einer Zeitersparnis beziehungsweise gesteigerten Produktivität von circa 20–25% innerhalb der Wertschöpfungskette könnte der Jahreswert der erfassten Sektoren um circa 900 Milliarden bis 1,3 Billionen US-Dollar gesteigert werden.

Teamarbeit beim Puzzeln

Doch auch für Mitteleuropa ist die Verwendung von Social Software relevant: In Zusammenarbeit mit dem Fachgebiet Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt wurde von der internationalen Management- und Technologieberatung Campana & Schott die Deutsche Social Collaboration Studie 2017 für mittelständische und Großunternehmen in Deutschland und der Schweiz durchgeführt. Dabei wurde untersucht, wie verbreitet die Nutzung von Social-Software-Tools ist, welchen konkreten Nutzen sie für Unternehmen bringen und wie sich ihre Verwendung auf die Unternehmenskultur auswirkt. Die Befragung zeigte folgende Ergebnisse:

  • Je stärker Social Software genutzt wird, desto größer sind Effizienz, Innovationsorientierung und Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter.
  • Besonders hilfreich ist die Nutzung bei der Suche nach Anträgen und Formularen, für die firmeninterne Kommunikation, beim mobilen Arbeiten, dem Austausch von Dokumenten, der Abstimmung im Team und bei der Wissenssuche.
  • Lediglich 45% der Befragten gaben an, dass ihnen Social Software am Arbeitsplatz zur Verfügung stehe.
  • Nur 5% der Befragten nutzen cloudbasierte Tools intensiv; diese arbeiten 14% effizienter als Kollegen ohne Cloud-Nutzung.
  • Die Nutzung von Social Software steigert die Arbeitseffizienz um bis zu 40%, wobei 18% allein durch eine sinnvolle Abstimmung verschiedener Tools aufeinander erzielt werden können.

Steigerung von Arbeitseffizienz durch Social Software

Deutlich wird, dass Social Software ein sehr hohes Potenzial bietet, um den kommunikativen Austausch innerhalb einer Firma zu fördern, effizienter zu arbeiten und letztlich Kosten zu senken.

Sie fungiert als Software für verschiedene Unternehmensbereiche:

  • als abteilungsübergreifende Wissensmanagement-System,
  • als Plattform für interne Unternehmenskommunikation und Human Resources,
  • als Workflow-Tool für Projektmanager

oder sogar als Kommunikationsmedium zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern.

Effizienzsteigerung durch die Nutzung von Social Software

Indem Social Software abteilungsübergreifend ansetzt und Kooperation effektiver organisiert, kann sie sich entscheidend auf die Jahresbilanz auswirken. Allerdings bleibt ein Großteil des Potenzials, das die Software-Lösungen tatsächlich bieten, bislang noch ungenutzt. Experten gehen jedoch davon aus, dass die Nutzung von Social Software in den kommenden Jahren deutlich zunehmen wird.

Zu den bislang gängigsten Tools auf dem Markt zählen:

  • yammer ist ein von Microsoft entwickeltes Tool. Benutzeroberfläche und Funktionsweise der Software erinnern stark an Facebook, was die Einarbeitung für die meisten User stark vereinfacht. Besonders praktisch ist, dass Yammer nicht nur über Cloudnutzung funktioniert, sondern auch mobil per App. Allerdings kann die Software kaum mit nur wenigen Tools abgestimmt werden. Verbindungen zu Social-Media-Plattformen oder CRM-Systemen sind nicht möglich.
  • Bitrix24 ist ein Tool mit zahlreichen Features. Sowohl Human Ressource- als auch Customer-Relationship-Systeme sind hier integriert. Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung sind ebenso integriert wie die Kontaktaufnahme zwischen Unternehmen und Kunden per Telefon oder Chat. Allerdings können die zahlreichen Funktionen der Software mitunter verwirren. Der Problemsupport bietet unter anderem ein mehrsprachiges Forum, eine Hotline, Trainingskurse und Webinare zur Verfügung.
  • MYHub ist ein klar strukturiertes Tool, das sich auf kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert. Im Fokus steht der Firmenblog. Der Cloudspeicher ist unbegrenzt, eine Suchfunktion erleichtert die Anwendung. Nachteilig ist hingegen die fehlende Chatfunktion: Hier sind die User darauf angewiesen, an Pinnwände zu posten oder ein Online-Forum zu erstellen. Achtung: MYHub bietet seinen Speicherplatz nur auf US-amerikanischen Servern an, deutsches Datenschutzrecht findet hier keine Anwendung.
  • Chatter ist eine übersichtliche Software des Anbieters Salesforce mit wenigen, aber grundlegenden Funktionen. Entwickelt wurde die Software in erster Linie, um eine ortsungebundene Nutzung zu ermöglichen, weshalb sie auch mobil per App verwendet werden kann. Aufgrund der simplen Struktur ist die Anwendung wenig problematisch. Das Tool steht in zahlreichen Sprachen zur Verfügung und punktet mit umfangreichem Supportnetzwerk. Allerdings können Dokumente lediglich in einer gemeinsamen Cloud genutzt, jedoch nicht gemeinsam bearbeitet werden.
  • IBM Connections kam bereits 2007 auf den Markt und verbindet zahlreiche Social-Software-Features wie Communities, Blogs, Wikis, Filesharing oder gemeinsame Dokumentenbearbeitung. Sowohl Android- als auch iOS-Nutzer können mobil am Netzwerk teilhaben. Zudem ermöglicht die Software die Anbindung zu anderen Tools. Eine Einführung in das Tool kann sinnvoll sein, da es sehr umfangreich ist.
  • jive ermöglicht es seinen Nutzern eigenständig zu arbeiten, sich jedoch jederzeit auf dem Laufenden zu halten und in der Gruppe zu interagieren, auch mobil per App. Das große Plus der Software sind die zahlreichen Schnittstellen zu anderen Plattformen oder Cloudprogrammen, etwa Facebook, Google Drive, Microsoft Office oder Dropbox. Allerdings richtet sich der Umfang nach dem gewählten Preispaket. Bei günstigeren Versionen lässt der Kundensupport erheblich nach.

7 Tipps für die gelungene Einführung von Social Software in Unternehmen 

Bevor Du Social-Software-Anwendungen in Deinen Arbeitsalltag integrierst, gibt es wichtige Aspekte zu beachten, damit ihre Nutzung gelingt. Wir haben sieben wertvolle Tipps für Dich zusammengestellt.

1. Ja zu flacheren Hierarchien und Meinungsaustausch

Durch den Einsatz von Social Software werden Mitarbeiter dazu ermutigt, stärker zu kommunizieren, an Arbeitsprozessen und Entscheidungsfindungen aktiv teilzunehmen und Meinungen auszutauschen. Hierarchien werden so zunehmend abgebaut und die interne Kommunikation dynamischer: Funktionierte diese zuvor klassischerweise in Top-Bottom-Richtung, ermöglichen Social-Software-Tools flachere Hierarchien und regen dazu an, Meinungen und Ansichten zu artikulieren. Für konservative Betriebe kann dies eine grundlegende Umwälzung mit sich bringen, denn für Führungsriegen geht die Nutzung von Social Software einher mit einem Verlust an Wissenskontrolle und einem leichteren, weniger kontrollierbaren Meinungsaustausch. Dennoch können Arbeitgeber dies gezielt nutzen, um ihre Angestellten in strategische Entscheidungen miteinzubinden oder Meinungen von verschiedenen Seiten einzuholen. Zudem empfiehlt beispielsweise der Management-Experte Sunder Ramachandran, dass Geschäftsführer sich beispielsweise am Teilen von Inhalten beteiligen und auf die neuen Tools aufmerksam machen, um voranzugehen und die Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme zu bewegen.

2. Das Team einbeziehen

Wenn ein Unternehmen sich dazu entschließt, Arbeitsprozesse auf Social-Software-Instrumente zu verlagern, bedeutet das eine ganzheitliche Umstellung für alle Beteiligten. Bei der Wahl eines Tools kann es daher sehr klug sein, gemeinsam an der Entscheidungsfindung zu arbeiten. Dabei ist der Meinungsaustausch besonders wichtig: Etwa, ob es Tools gibt, die besonders beliebt sind, welche Probleme oder Fragen aufkommen und welche Bedenken möglicherweise bei dem Gedanken von Social Software aufkommen. Eine anonyme Umfrage ist hier ideal. So kann jeder seine Gedanken einbringen und Wünsche hinsichtlich bevorzugter Arbeitswerkzeuge äußern. So setzt sich jeder, der auch im Zweifelsfall mit den Tools arbeitet, bereits gedanklich damit auseinander. Beste Voraussetzungen, um zu Social Software überzugehen.

Interaktion im Unternehmen

3. gemäßigte ceo-präsenz

Ein Geschäftsführer, der mit gutem Beispiel vorangeht, motiviert seine Mitarbeiter. Jedoch kann sich zu starke Präsenz auf die gemeinsame Interaktion der Mitarbeiter auch hemmend auswirken. Der frühere Professor, IT-Unternehmensberater und Leiter der Gartner CIO Research Group, Chris Howard, empfiehlt Geschäftsführern daher Präsenz zu zeigen, jedoch in Maßen: Anstatt sich an einzelnen Projektgruppen oder Teams zu beteiligen, ist es für Geschäftsführer sinnvoller, etwa den Unternehmensblog aktiv mit Informationen auszustatten und zu gewährleisten, dass der Übergang zum digitalen Miteinander reibungslos verläuft, indem Standards eingeführt und Grenzen festgelegt werden.

4. Anleitung ist ein Muss 

Social Software kann nämlich nur einen Gewinn für Unternehmen bringen, wenn alle Beteiligten wissen, wie sie funktioniert. Ist dies nicht der Fall, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Damit ein Social-Software-Tool tatsächlich zu einem festen Bestandteil von Arbeitsprozessen wird, ist es wichtig, ihren Nutzen zu definieren und deutlich zu machen, welche Verbesserungen damit erreicht werden sollen. Denn die reine Beschaffung eines interessanten Programms gewährleistet noch keinen Gebrauch. Um Hemmschwellen abzubauen, können zudem Schulungen sehr wertvoll sein. Mit einem Leitfaden, der im Zweifelsfall herangezogen werden kann, ist ein gutes Backup gegeben.

5. Unterstützung aus den eigenen reihen nutzen

Der Übergang zur Nutzung von Social Software sollte gut geplant und organisiert sein. Andernfalls kann Chaos ausbrechen und die Motivation der Mitarbeiter für die Nutzung des Tools verfliegen. Daher sollte die konkrete Umsetzung nicht unterschätzt und kompetente Hilfe mit ins Boot geholt werden. Am besten eignet sich dafür die firmeneigene IT-Abteilung, die bei der Wahl der Software beratend agieren kann.

Mitarbeiterschulung

6. Ohne Regeln geht nichts – Netiquette

Damit sich die Kommunikation in einem Unternehmen möglichst frei entfalten kann, ist es wichtig, dass ein digitaler Raum geschaffen wird, der legalen Richtlinien folgt und in dem ein fairer Umgang gewährleistet ist. Daher empfiehlt es sich, eine Netiquette zu verfassen, um Verhaltensregeln für das Miteinander und den Umgang mit sensiblen Daten im Unternehmensnetzwerk aufzustellen. Was dabei arbeits-, urheber- und datenschutzrechtlich zu beachten ist, erläutert der auf Internetrecht spezialisierte Rechtsanwalt Dr. Carsten Ulbricht auf seinem Blog.

7. Dran bleiben

Mit der reinen Anschaffung von Social Software ist es nicht getan: Wichtig ist es, sie weiterhin im Auge zu behalten, das Nutzungsverhalten zu messen oder aufkommende Probleme wie etwa Datenauslastung möglichst schnell zu beheben. Programmwartungen, Updates und Nachschulungen sind wichtige Aspekte, die Arbeitsprozesse beeinträchtigen beziehungsweise verbessern können. Die Verwendung von Social Software sollte daher nicht als ein einmaliger Schritt verstanden werden, sondern als ein grundlegendes Arbeitswerkzeug, das regelmäßig überprüft werden sollte. Denn so kannst Du bestmöglich davon profitieren und einen entscheidenden Schritt nach vorn machen.
 

Du interessierst Dich für Social Software und suchst nach konkreten Programmen? Hier findest Du eine Auswahl der gängigsten Tools inklusive der Vor- und Nachteile, die sie bieten.

Falls Du die Einführung von Social Software Deinem Vorgesetzten vorschlagen möchtest, findest Du hier Tipps für die überzeugende Vermittlung Deiner Idee. Bei Kommunikations-Schwierigkeiten mit Deinen Kollegen helfen Dir diese Tipps weiter.

Bilder: Beitragsbild: GettyImages/Yuri_Arcurs; Foto 1: GettyImages/Ellagrin; Foto 2: GettyImages/Fotostorm; Foto 3: GettyImages/Rawpixel; Foto 4: GettyImages/AJ_Watt; Infografiken: © www.campana-schott.com.

07.11.2017

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