Projektmanagement-Methoden im Vergleich: Erklärungen & Tipps

Damit Dein Projekt zum vollen Erfolg wird, kommt es auf die richtige Projektmanagement-Methode an: Denn passt sie nicht zu den Anforderungen und Rahmenbedingungen, sind Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und ausbleibende Abschlüsse keine Seltenheit. Wir nehmen das genauer unter die Lupe und zeigen Dir drei Arten von Methoden im Projektmanagement im Vergleich – inklusive Beispielen und hilfreichen Tipps!
04
Feb
2020

Klassisch, agil, hybrid: Projektmanagement-Methoden im Vergleich

Was zeichnet Dein Projekt aus? Diese Frage ist entscheidend, um die richtige Methode für Dein Projektmanagement zu wählen. Doch welche Möglichkeiten gibt es überhaupt?

Klassische Projektmanagement-Methoden

Klassische Projektmanagement-Methoden sind altbewährt und weit verbreitet. Insbesondere für überschaubare und klar definierte Projekte sind sie gut geeignet. Allerdings können sie bei komplexen Projekten an ihre Grenzen gelangen, wie Du im Folgenden erfährst.

Junges Team beim Projektmanagement

Gemeinsamer Ansatz, Merkmale & Vorteile

Klassische Methoden für Dein Projektmanagement sind immer dann besonders effektiv, wenn Anforderungen, Ressourcen und Fristen bekannt und klar definiert sind. Das Projektmanagement verläuft in diesem Fall linear.
 

Entscheidende Merkmale klassischer Methoden sind:

  • plangetriebene, ganzheitliche Planungsdurchführung
  • exakte Umsetzung
  • stabile und langfristige Planung, die linear voranschreitet
  • fest definierte Zielsetzung
  • delegativer Führungsstil, Top-Down-Kommunikation

In der Folge sind klassische Methoden jedoch immer dann ungeeignet, wenn der Ausgang des jeweiligen Projekts noch offen ist. Insbesondere bei der Entwicklung innovativer Produkte oder Dienstleistungen kannst Du mit ihnen normalerweise nicht genauso gute Ergebnisse erzielen wie mit agilen Methoden.

5 klassische Projektmanagement-Methoden

Das Wasserfallmodell organisiert Projekte in aufeinanderfolgenden Projektphasen. Jede Phase hat feste Start- und Endpunkte, für welche eindeutige Ergebnisse definiert sind. Dabei sind die Phasenergebnisse immer entscheidend für die darauffolgende Projektphase. Es handelt sich also um ein linear aufgebautes Modell, das visuell häufig als Kaskade dargestellt wird: Ist eine Phase abgeschlossen, folgt der Übergang zur nächsten, tiefer liegenden Phase. Das Wasserfallmodell wird insbesondere dann angewendet, wenn Anforderungen, Prozesse und Leistungen sehr genau definiert sind. Allerdings ist bei der Methode klassischerweise recht wenig Spielraum für Änderungen vorhanden, was Du am besten im Hinterkopf behalten solltest, wenn Du sie nutzt.

Auch beim V-Modell erfolgt die Projektorganisation in Phasen. Dieses Modell ist zweigeteilt: Ein Teil besteht aus Planungsphasen, welchen im anderen Teil verschiedene Testphasen gegenübergestellt sind. So entsteht eine 1:1-Gegenüberstellung von Entwicklungs- und Testphasen. In der grafischen Darstellung werden diese als „V“ angeordnet, welches der Methode den Namen gibt. Auch das V-Modell findet in der Software-Entwicklung vielfach Anwendung.

PRINCE2 bietet Projektmanagern ein Projektgerüst, mit welchem man große Projekte in kleinere Teile herunterbrechen und so das Projekt mit kontrollierbaren Stufen und bestimmten Handlungs- und Prozessprinzipien zum Erfolg führen kann. Eine gründliche Analyse, Strukturierung, Bedarfsermittlung und Kostenschätzung sind für diese Methode entscheidend, um Risiken zu minimieren. Die Methode ist zwar umfassend für große und vorhersehbare Projekte einsetzbar, muss aber immer an die individuelle Projektumgebung angepasst werden. PRINCE2 steht für „Projects in Controlled Environments“, also „Projekte in kontrollierter Umgebung“. Da es sich um eine Erweiterung handelt, wurde noch eine 2 hinzugefügt.

Diese Methode eignet sich insbesondere für die Produktentwicklung und für Unternehmensstrategien. Anders als bei der Wasserfallmethode oder dem V-Modell finden Prozesse nicht in einer linearen Folge statt, sondern verschiedene Projektprozesse, die von einander abhängen, laufen so weit wie möglich parallel ab („simultaneous“). Der Vorteil von Simultaneous Engineering ist die enorme Beschleunigung durch den parallelen Ablauf der Prozesse. Erforderlich hierfür ist allerdings das Thema Kommunikation: Denn ohne konstanten Austausch und Rücksprachen ist diese Projektmanagement-Methode nicht umzusetzen.

Six Sigma ist eine Methode, mit welcher sich Prozesse optimieren lassen. Ziel ist es, Fehlerquoten zu reduzieren, indem sich Auffälligkeiten und Abhängigkeiten identifizieren lassen. Entscheidend ist hierbei der mathematische Ansatz, denn mit dieser Methode soll jeder Unternehmensprozess in einer mathematischen Funktion abgebildet werden. So lässt sich der Output von Prozessen mithilfe klarer Kennzahlen messen. Überall da, wo Werte deutlich über- oder unterschritten werden, besteht Optimierungsbedarf. Das Besondere an Six Sigma ist, dass Fehler nicht ausschließlich auf Basis von Hypothesen identifiziert, sondern nachweislich sichtbar gemacht werden. So trägt die Methode erheblich zum Qualitätsmanagement in Unternehmen bei.

Tipps: Darauf solltest Du bei klassischen Methoden achten

  • Setze auf eine feste Planung von Anfang an:

Weil klassische Methoden im Projektmanagement immer dann zum Einsatz kommen, wenn Ziele und Rahmenbedingungen fest definiert sind, ist eine klare und präzise Planung unverzichtbar. Dazu gehören ein fester Projektplan inklusive Deadlines, Budgetverteilung, Stakeholdern und mehr.

  • Plane Budget- und Zeitpuffer ein:

Damit Du nicht aufgeschmissen bist, wenn es mal zu außerplanmäßigen Verschiebungen oder Änderungen kommt, solltest Du immer mit Budget- und Zeitpuffern kalkulieren. So minimierst Du die Risiken für den Erfolg Deines Projekts erheblich.

  • Lege eine Roadmap mit Meilensteinen an:

Klassische Methoden zielen grundsätzlich darauf ab, große Projekte auf kleinere und kontrollierbare Teile herunterzubrechen. Überlege Dir genau, welche das sind, und setze entsprechende Meilensteine auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss. So kannst Du immer wieder überprüfen, wo Ihr Euch auf Eurem Weg befindet und was für die nächste(n) Phase(n) entscheidend ist.

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Agile Projektmanagement-Methoden

Laut dem Agile Performer Index (PDF) sind Unternehmen, die agile Methoden nutzen, um 2,7 Mal erfolgreicher als solche, die mit konventionellen Projektmanagement-Methoden arbeiten. Und trotzdem: Agiles Projektmanagement ist nicht für jedes Unternehmen geeignet.

Team nutzt Design Thinking

Gemeinsamer Ansatz & Vorteile

Agile Methoden sind für das Projektmanagement immer dann von Vorteil, wenn die Anforderungen an ein Projekt sich häufig ändern, es kurze Planungshorizonte gibt sowie einen hohen Forschungsanteil. Das Projektmanagement verläuft in diesem Fall iterativ-inkrementell. Das heißt, Prozesse wiederholen sich und Du arbeitest kontinuierlich an einer Verbesserung und Fortentwicklung. Zudem haben alle Beteiligten einen hohen Anteil an Eigenverantwortung. Der Großteil der agilen Methoden stammt übrigens aus der Software-Entwicklung, in welcher die genannten Vorgaben und Rahmenbedingungen herrschen.

Das heißt: Agile Methoden zeichnen sich durch eine sich wiederholende Folge von Aufgaben aus, die kein fix geplanter Prozess, sondern Konzeption, Ausführung und Anpassung an die Situation auszeichnet. So können Teams schnell auf Unvorhergesehenes mit schrittweisen und flexiblen Prozessen umgehen.

Die folgenden Merkmale kennzeichnen agile Methoden:

  • inkrementelle Planung
  • flexibel und schnell in puncto Änderungen
  • schlanke Prozesse, die iterativ angelegt sind
  • visionsgetrieben, offene bzw. nicht eindeutig definierbare Zielsetzung
  • selbstorganisierte Bottom-up-Kommunikation

5 agile Projektmanagement-Methoden

„Scrum“ heißt übersetzt so viel wie „dichtes Gedränge“ und ist eine agile Methode, die insbesondere in der Produktentwicklung Anwendung findet. Ziel ist es, Kommunikation, Teamarbeit und Entwicklungsgeschwindigkeit zu optimieren sowie ein selbstverwaltendes Team zu befähigen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu definieren und zu erfüllen. Der gesamte Scrum-Prozess beginnt mit einer Vision, welche umgesetzt werden soll. Das geschieht in sogenannten Sprints, die maximal vier Wochen lang andauern. Zudem sind innerhalb des Projekts verschiedene Rollen definiert: es gibt den Scrum Master (einen Moderator oder Vermittler, der die Prozesse steuert), den Product Owner (er vertritt die Sicht von Auftraggeber und Nutzern) sowie das Team (diese besteht aus drei bis neun gleichgestellten Mitgliedern). Das Projekt dauert so lange an, bis der Kunde das Projekt inklusive Feedbackschleifen abgenommen hat.

Design Thinking ist eine Methode, die auf Problemlösung und Ideenfindung ausgerichtet ist. Sie fußt auf der Überzeugung, dass diese beiden Prozesse in interdisziplinären Teams am besten funktionieren. Der gesamte Prozess umfasst je nach Definition fünf bis sechs Schritte, angefangen bei der Analyse bis hin zur Entwicklung eines Prototypen. Entscheidend ist, dass der Prozess iterativ ist, sich also basierend auf Feedback und Test wiederholt. Optimalerweise gelangt man nach verschiedenen Schleifen zu einem zufriedenstellenden Produkt, mit welchem das Projekt abgeschlossen wird.

Ziel von Kanban ist es, Projektprozesse so zu steuern, dass Kosten und Verluste so gering wie möglich ausfallen, ohne sich auf die Produktivität auszuwirken. Das heißt: Eine strenge Effizienzkontrolle ist hier der Fokus-Punkt. Kanban zeichnet trotzdem ein eher weicher Führungsstil aus, bei dem Visualisierung (mit dem sogenannten Kanban-Board) besonders wichtig ist. Sämtliche Aufgaben werden in einer Tabelle strukturiert, die Aufschluss darüber gibt, wie die Arbeitsverteilung aktuell ist und wo Lücken bestehen. Wichtig ist es, bei Kanban einen „Flow“ zu ermöglichen, also Blockaden zu überwinden und lange Wartezeiten zu vermeiden. Kanban eignet sich gut, wenn Du eine konstante Leistung erbringen musst, etwa im Fall von Produktion oder Wartung. Zudem können auch Agenturen von Kanban enorm profitieren.

„Schlankes“ Projektmanagement soll Verschwendung und unnötige Verluste verhindern. Diese Methode ist besonders gut geeignet, um langfristig Kosten zu sparen. Grundsätzlich unterscheidet das Lean Project Management drei Arten von Verschwendung (fehlende Wertschöpfung, unausgewogene Prozesse und ungleiche Arbeitsauslastungen). Diese gilt es mit der Methode zu beseitigen oder aufzulockern, sodass unnötige Ausgaben sich reduzieren oder sich vollkommen tilgen lassen.

Lean Startup ist eine agile Methode, mit welcher sich Unternehmen gründen und Geschäftsideen umsetzen lassen. Auch hier kommt es auf schlanke Prozesse an, zudem sind iteratives Einholen von Feedback und kundenzentriertes Testen die entscheidenden Komponenten, aus welchen man Erkenntnisse zieht, auf deren Basis man weiter am Projekt arbeitet. Gemäß den drei Devisen „Build“, „Measure“ und „Learn“ wird das Projekt so lange vorangetrieben und die Zyklen wiederholt, bis das fertige Produkt oder Geschäftsmodell für den Kunden zufriedenstellend und demnach marktfähig ist.

Tipps: Darauf solltest Du bei agilen Methoden achten

  • Wirke an einer einwandfreien Teamarbeit mit:

Keine der oben genannten Methoden lässt sich von einer einzigen Person umsetzen, vielmehr sollen bei den meisten agilen Methoden die Teams interdisziplinär aufgestellt sein. Störende Faktoren zu beseitigen, die die Teamarbeit beeinträchtigen, und Anforderungen mit Briefings und Updates klar zu kommunizieren, ist deshalb besonders wichtig.

  • Achte auf kurze Feedbackschleifen:

Agile Methoden sollen unnötige Ausgaben verhindern. Insbesondere Feedbackschleifen können lange Wartezeiten auslösen und Dein Projekt aus dem Flow ziehen. Versuche deshalb, diese Zeiträume so kurz wie möglich zu halten.

  • Zeige eine hohe Reaktionsfähigkeit bei Änderungswünschen:

Eine Problemlösung oder Produktentwicklung ist meistens der Ausgangspunkt für agile Methoden. Die Lösungen, die Dein Team erarbeitet, müssen demnach dem Kunden oder Abnehmer gefallen. Reagiere deshalb unbedingt auf Feedback und Änderungswünsche, denn andernfalls blockierst Du den Prozess und das Projekt schreitet nicht weiter voran.

Mann plant Projekt mit Kanban-Methode

Übrigens: Du fragst Dich, was agiles Projektmanagement auszeichnet? In unserem Artikel „Agiles Projektmanagement“ findest Du ausführliche Erklärungen und hilfreiche Tipps rund ums Thema!

 

Hybride Projektmanagement-Methoden

Team von oben bei Projektabschluss

Hybride Vorgehensmodelle schaffen Verknüpfungen zwischen klassischen und agilen Methoden. Dabei bildet grundsätzlich ein Modell den übergeordneten, Stabilität schaffenden Rahmen (man spricht dann vom Steuerungsmodell). Ergänzt wird dieser von einem Durchführungsmodell, welches flexibles Agieren und eine starke Kommunikation ermöglichen soll.

Gemeinsamer Ansatz & Merkmale

Hybride Methoden kombinieren klassische und agile Ansätze, um deren Vorteile optimal miteinander zu kombinieren. Kennzeichnend sind die folgenden Merkmale hybrider Methoden:

  • komplex & fordernd
  • inkludierend
  • anpassungsfähig nach Bedarf

3 hybride Projektmanagement-Methoden

Diese Methode basiert auf PRINCE2 und ist als Ergänzung zu verstehen, die sich für agile Projekte anwenden lässt. Dabei sollen die Vorteile beider Methoden-Arten optimal ergänzt werden: PRINCE2 fokussiert sich auf die Steuerbarkeit und Berechenbarkeit von Projekten und ist damit stärker auf der Managementebene angesiedelt. Bei der operativen Umsetzung und Entwicklung der Projektergebnisse in Teams sind hingegen agile Methoden ihrer Flexibilität wegen besonders hilfreich. Die Methode ist zudem so konzipiert, dass sie für verschiedenste Arten von Projekten anwendbar ist.

 

 

Diese Methode kombiniert den klassischen Six-Sigma-Ansatz mit dem agilen Lean Management. Während die Six-Sigma-Methodik darauf abzielt, die Effektivität eines Prozesses zu steigern (indem Fehler reduziert werden), wird mit Lean Management die Effizienz erhöht (durch schlanke Prozesse und Ressourcenschonung).

 

Indem die Scrum-Methode mit dem Kanban-Modell ergänzt wird, soll das Scrum-Modell mehr Fokus erhalten und Prozesse flüssiger gestaltet werden. Das gelingt, indem die Kanban-Methode mit klaren Begrenzungen und Prioritäten arbeitet. Insbesondere, wenn feste Fristen bestehen, kann die Kanban-Methode aufgrund ihrer klaren Struktur große Mehrwerte für das Scrum-Modell bieten, welches schrittweise und offene Prozesse vorsieht.

Tipps: Darauf solltest Du bei hybriden Methoden achten

  • Wähle die Methode projektspezifisch:

Bei hybriden Methoden ist es besonders wichtig, Modelle auszuwählen, die zu den Anforderungen und Rahmenbedingungen Deines Projekts passen. Nimm Dir deshalb am besten die Zeit, Dich eingehend zu informieren und die Methoden auf ihren Mehrwert für Dein Projekt hin zu prüfen.

  • Behalte den Durchblick:

Eine Projektmanagement-Methode allein kann bereits hohe Anforderungen an das Organisationsvermögen von Projektmanagern stellen. Entscheidest Du Dich für eine Kombination von zwei oder sogar mehr Methoden, ist es umso wichtiger, dass Du den Durchblick behältst und den Wald vor lauter Bäumen nicht aus den Augen verlierst.

  • Kommuniziere angemessen:

Wohingegen bei klassischen Methoden eine Top-Down-Kommunikation üblich ist, zeichnet agile Methoden eine Bottom-up-Kommunikation aus. Nutzt Du hybride Projektmanagement-Methoden, solltest Du Dir dessen bewusst sein und stets wissen, wie Du wann mit wem kommunizieren musst.

Welche Methode bringt Dich zu Deinem Ziel?

Es gibt eine Vielzahl an Projektmanagement-Methoden und keine ist per se besser als die andere. Für den Erfolg Deines Projekts kommt es immer darauf an, dass Du eine Methode wählst, die zu Deinen Gegebenheiten und Anforderungen passt. Es gilt also abzuwägen, was Dein Projekt auszeichnet.

Wenn Du eine Methode für Dein Projektmanagement wählst, solltest Du nicht vergessen, dass Projektmanagement-Methoden Hilfsmittel sein sollen, die Dich bei der Umsetzung Deiner Projekte unterstützen. Dir intensiv über Details einer Methodik den Kopf zu zerbrechen, lohnt sich in der Regel nicht. Gehe die Sache also pragmatisch an.

Überlege Dir lieber, mit welcher Methode Du die besten Chancen hast, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen und warum. Denn Dein Projekt soll ein Erfolg werden: beispielsweise indem Du ein Produkt kontinuierlich verbesserst und so seine Wertigkeit erhöhst, oder aber fristgemäße Ergebnisse vorlegen und Effizienz steigern kannst. Entscheidend ist die Frage, welchen Mehrwert Dir eine Methode hierfür bringen kann.

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