Agiles Projektmanagement: So führst Du Projekte flexibel zum Ziel
Agiles Projektmanagement: Das Wichtigste in Kürze
Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement bezeichnet eine dynamische und flexible Methode zur Planung von Projekten im Gegensatz zu traditionellen, schrittweisen Ansätzen. Sie stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und umfasst Methoden wie Scrum und Kanban.
Warum agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement ermöglicht einen flexibleren und fehlertoleranteren Ansatz als traditionelles Projektmanagement. Es fördert die Zusammenarbeit, ermöglicht eine schnellere Anpassung an Veränderungen und verbessert die Effizienz des Teams.
Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
Agiles Projektmanagement ist dann sinnvoll, wenn die Anforderungen an das Projekt nicht klar definiert sind, die Komplexität dynamisch ist und sich die Rahmenbedingungen schnell ändern, so dass eine langfristige Projektplanung unmöglich ist.
Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?
Bekannte Methoden des agilen Projektmanagements sind Scrum, Kanban, Design Thinking, Design Sprint und Lean-Startup. Jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile und kann je nach Projekt und Umfeld eingesetzt werden.
Was sind die Vorteile agilen Arbeitens?
Agiles Projektmanagement bietet folgende Vorteile:
- Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
- Fokussierung auf Kundenbedürfnisse
- Lösungsorientiertes Arbeiten
- Zeit- und Kostenersparnis
- Verbesserte Teamarbeit durch selbstständiges Arbeiten und kurze Kommunikationswege
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Inhaltsverzeichnis
Springe hier direkt zu Deinen Themen:
- Definition: Was ist agiles Projektmanagement?
- Vorteile von agilem Projektmanagement
- Projekte, die von agilen Methoden profitieren
- Welche Methoden gibt es für agiles Projektmanagement?
- Agiles Projektmanagement - Tipps aus der Praxis
- So führen Unternehmen agiles Projektmanagement richtig ein
- Sieben Softwarelösungen & Tools für agiles Projektmanagement
- Mit agilen Methoden zum Ziel
Definition: Was ist agiles Projektmanagement?
Digitalisierung und Globalisierung beeinflussen nicht nur unseren Alltag, sondern auch die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Begriffe wie New Work und agiles Arbeiten sind allgegenwärtig. Die Herausforderungen an die Unternehmen werden immer komplexer und dynamischer. Um nicht den Anschluss zu verlieren, müssen sie sich ständig weiterentwickeln - sowohl technologisch als auch organisatorisch. Hier kommen Agilität und agiles Projektmanagement ins Spiel.
Doch was ist eigentlich die Definition von agilem Projektmanagement?
Unter agilem Projektmanagement versteht man Vorgehensweisen, um Projekte dynamisch und flexibel zu planen. Agiles Projektmanagement ist somit ein Gegenbegriff zu klassischen und schrittweisen Projektmanagement-Methoden. Ursprünglich stammt der Begriff aus der Softwareentwicklung. Bekannte agile Methoden sind zum Beispiel Scrum oder Kanban.
Das agile Manifest: Die 4 Grundsätze agilen Arbeitens
Aus der IT-Branche kommend, ist es nicht sonderlich verwunderlich, dass es Softwareentwickler:innen waren, die im Jahr 2021 das sogenannte agile Manifest mit vier Grundwerten beschrieben haben.
Diese sind entscheidende Grundpfeiler für verschiedenste agile Projektmanagement-Methoden:
- Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen.
- Funktionierende Produkte (im Original: Software) stehen über einer umfassenden Dokumentation.
- Die Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung.
- Das Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans.
Die 12 Prinzipien des agilen Projektmanagements
Neben den vier Grundsätzen des agilen Manifests wurden auch noch zwölf Prinzipien definiert. Dabei ist der Übergang zwischen Prinzip und Methode fließend:
Unterschiede zum klassischen Projektmanagement
Sowohl klassische als auch agile Projektmanagement-Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Wir haben für Dich hier die wesentlichen Unterschiede zusammengefasst. Einen detaillierten Vergleich der verschiedenen Ansätze findest Du in unserem Artikel „Projektmanagement-Methoden im Vergleich: Erklärungen & Tipps“. Dort erfährst Du auch, welche Methode Dich zu Deinem Ziel bringt.
Klassisches Projektmanagement
- Ausgangspunkt: fest definiertes Ziel
- Vorgehensweise: standardisiert, linear
- Kund:in: sieht nur das Endergebnis
- Hierarchien: steil
- Aufgaben: werden von oben nach unten delegiert
- Kommunikation: erfolgt in Meetings, feste Dokumentation
Agiles Projektmanagement
- Ausgangspunkt: Produktvision basierend auf Wünschen der Kund:innen
- Vorgehensweise: iterativ-inkrementell (wiederholend und schrittweise aufeinander aufbauend)
- Kund:in bewertet Zwischenergebnisse
- Hierarchien: flach
- Aufgaben: Team übernimmt Aufgaben eigenverantwortlich
- Kommunikation: häufige Absprachen, informelle Kommunikation
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Vorteile von agilem Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ist nicht nur ein hipper Trend, sondern eine Sammlung bewährter Methoden, die große Vorteile bringen können. Während beim Wasserfallmodell (klassisches Projektmanagement) der anfangs erstellte Plan stur befolgt und mögliche Fehler darin meist viel zu spät erkannt werden, ist die Schritt-für-Schritt-Planung agiler Verfahren wesentlich fehlertoleranter und agile Teams sind flexibler und lernfähiger.
Im Detail profitierst Du von den folgenden Vorteilen:
1. Zukunftsfähig: Die Schnelllebigkeit der heutigen Zeit setzt Anpassungsfähigkeit und Flexibilität voraus. Das kann ein strikter Projektplan nicht leisten. Mit agilem Projektmanagement hingegen passt Du Deine Planung immer wieder an neue äußere Umstände an und bleibst so handlungsfähig.
2. Bedürfnisse der Kundschaft im Fokus: Eines der Prinzipien des agilen Projektmanagements ist die Zufriedenheit der Kundschaft. Bei jedem Prozess steht sie im Mittelpunkt.
3. Lösungsorientierung: Durch mehrere Feedbackschleifen und wiederholte Evaluationen können Probleme frühzeitig entdeckt und gezielt an ihrer Lösung gearbeitet werden.
4. Geld- und Zeitersparnis: Agiles Projektmanagement ermöglicht es, Probleme frühzeitig und schnell zu erkennen. Durch die Möglichkeit, flexibel reagieren zu können, sparst Du Zeit und Geld. Du vermeidest Fehler, die sich durch das ganze Projekt ziehen könnten.
5. Verbesserte Teamarbeit: Agiles Projektmanagement fördert selbstständiges Arbeiten, sodass Mitarbeitende ihre Stärken optimal einbringen können und sich wertgeschätzt fühlen. Kurze Kommunikationswege tragen zu einer verbesserten Zusammenarbeit bei.
Herausforderungen und Risiken des agilen Projektmanagements
- Agiles Projektmanagement bietet zahlreiche Vorteile, aber es gibt auch Herausforderungen und Risiken, die berücksichtigt werden müssen. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die Unterstützung des Managements zu gewinnen und einen organisatorischen Wandel herbeizuführen. Dies erfordert Führungskräfte, die den agilen Ansatz verstehen und unterstützen, sowie Anpassungen in der Unternehmenskultur und -struktur. Auch der Widerstand gegen Veränderungen kann eine Hürde darstellen.
- Ein weiteres Risiko liegt in der Skalierung agiler Methoden auf größere Projekte. Wenn mehrere Teams beteiligt sind, kann die Koordination und Zusammenarbeit eine Herausforderung darstellen. Klare Kommunikation und effektive Zusammenarbeit sind erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ziel hinarbeiten.
- Die Einführung eines agilen Projektmanagements erfordert auch eine klare Zielsetzung, um den Fokus nicht zu verlieren und eine umfassende Schulung und Weiterbildung der Teammitglieder.
- Eine große Herausforderung ist der Umgang mit unvorhersehbaren Veränderungen. Risikomanagement spielt dabei eine wichtige Rolle, um mögliche Auswirkungen von Veränderungen frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.
Welche Methoden gibt es für agiles Projektmanagement?
Es gibt nicht die eine Methode für agiles Projektmanagement. Jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wir stellen Dir hier die bekanntesten agilen Arbeitsweisen vor:
1. Scrum
Das Scrum-Modell zählt zu den beliebtesten Methoden des agilen Projektmanagements. Es ist einfach einzuführen und entlastet vor allem die Führung, da der Scrum Master hauptsächlich als Moderator:in fungiert. Ein weiterer Vorteil ist, dass Projekte in überschaubare Sprints unterteilt werden, an deren Ende jeweils ein funktionsfähiges Zwischenprodukt steht.
Tipp: Wie die Scrum-Methode mit Rollen, Scrum Master, Product Owner und Team im Detail funktioniert, erfährst Du in unserem Artikel „Was ist die Scrum-Methode? Alle Infos zum agilen Projektmanagement“.
2. Kanban
Ob Produktentwicklung oder Softwareentwicklung – Projekte aller Art profitieren von wiederkehrenden Feedbackschleifen. Kanban als agile Methode zeichnet sich aber nicht nur durch den regelmäßigen Austausch im Team aus, sondern besticht vor allem durch die Visualisierung des Projektfortschritts im Kanban-Board, unterteilt in To-Do, Doing und Done.
3. Scrumban
Du kannst die Methoden Scrum und Kanban auch kombinieren. Mit Scrumban profitierst Du von der Fokussierung und dem Fluss der Prozesse von Scrum, während Du mit den Bausteinen von Kanban die Aufgaben klar abgrenzen und priorisieren kannst. Dies kann besonders dann hilfreich sein, wenn es eine feste Deadline gibt.
4. Design Thinking
Design Thinking ist eine agile Methode des Projektmanagements, die ursprünglich für innovative Wege in der Produktentwicklung sorgen sollte. Ausgangspunkt sind interdisziplinäre Teams, in denen unterschiedliche Spezialisierungen den Horizont aller Teammitglieder erweitern und zur Problemlösung beitragen. Die Methode eignet sich besonders für kleine Teams von fünf bis acht Personen.
Tipp: Willst Du mehr über diese Form des agilen Projektmanagements erfahren? Dann ist unser Artikel „Kreativitätsboost für Dich und Dein Unternehmen – so funktioniert Design Thinking“ genau das Richtige für Dich.
5. Design Sprint
Wie der Name schon sagt, finden Design Sprints in sehr kurzer Zeit statt, nämlich in fünf Tagen. Bei dieser Google-Methode geht es vor allem darum, einen Prototyp zu entwickeln, der dann nach dem Sprint durch User-Feedback verbessert werden kann. Grundvoraussetzung dafür ist, dass die Teammitglieder Zeit haben, ihre Ideen in Ruhe und alleine auszuarbeiten. Im Gegensatz zum Brainstorming soll so verhindert werden, dass kreative, neuartige Ideen zu schnell verworfen werden. In kleinen Teams können so schnelle und messbare Erfolge erzielt werden.
6. Lean-Startup-Methode
Die Lean-Startup-Methode von Eric Ries ermöglicht es, schnell auf den sich verändernden Markt zu reagieren und Produkte und Services ständig anzupassen. Ziel ist es, die Produkte so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen, dann das Feedback der Kund:innen zu messen und schließlich daraus zu lernen und das Produkt anzupassen. Dieser Kreislauf wiederholt sich so lange, bis das Endprodukt zufriedenstellend ist.
7. Extreme Programming
Extreme Programming (XP) ist eine agile Softwareentwicklungsmethode, die darauf abzielt, qualitativ hochwertige Software in kurzen Iterationen zu entwickeln. XP umfasst bewährte Praktiken wie Pair Programming, Test Driven Development, Continuous Integration und Refactoring. Es eignet sich besonders für Projekte mit sich ändernden Anforderungen und wird von kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt, die eine hohe Qualität und eine schnelle Markteinführung anstreben. Enge Zusammenarbeit und offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sind entscheidend für den Erfolg von XP.
Agiles Projektmanagement: Tipps aus der Praxis
Häufig werden agile Arbeitsmethoden wie Scrum oder Kanban einfach eingeführt und die Teams ‚laufen gelassen‘. Die Umsetzung ist aber wesentlich komplexer und hat Auswirkungen auf die gesamte Funktionsweise des Unternehmens. Folgende Tipps solltest Du berücksichtigen:
So führen Unternehmen agiles Projektmanagement richtig ein
Wie bereits erwähnt, ist die schrittweise Einführung des agilen Projektmanagements das A und O. Es empfiehlt sich daher folgendes Vorgehen:
- Vorteile erklären: Erkläre den Mitarbeiter:innen, warum sie nun anders arbeiten sollen und welchen Nutzen die neuen Arbeitsmethoden, - verfahren und Prozesse mit sich bringen.
- Ängste nehmen: Änderungen können oft beängstigend sein. Habe daher jederzeit ein offenes Ohr für Deine Teammitglieder:innen. Mögliche Ängste können zum Beispiel sein, ob man seinen Status durch die flachen Hierarchien verliert oder ob man mit den neuen Methoden überhaupt umgehen kann.
- Training anbieten: Damit Deine Teammitglieder die neuen Methoden schnell automatisieren und sich auf die eigentliche Projektarbeit konzentrieren können, sind Trainings unerlässlich. Am besten nutzt Dein Unternehmen ein unternehmensspezifisches Training, damit ihr das Gelernte auch direkt anwenden könnt.
- Gleiche Voraussetzungen schaffen: Es sollte abteilungsübergreifend – im besten Fall sogar unternehmensweit – das gleiche Verständnis von agilem Arbeiten herrschen. Dazu zählt auch, dass dieselben Methoden angewendet werden, da es sonst zu Wildwuchs kommt. Wichtig ist unter anderem, dass alle Abteilungen auch dieselben Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Jira nutzen.
- Außerdem ist zu beachten: Die Unternehmensführung muss Agilität und flache Hierarchien vorleben, das heißt Vorgehensweisen abstimmen und nicht einfach nur ‚aufdrücken‘. Außerdem sollte sie auf eine transparente und offene Kommunikation mit allen Teammitgliedern setzen.
Mit agilen Methoden zum Ziel
Agiles Projektmanagement ist in vielen Fällen der Schlüssel zum Erfolg! Und das Beste: Die flachen Hierarchien und der ständige Austausch motivieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eigene kreative Ideen einzubringen und das Projekt so voranzubringen.
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