Agiles Projektmanagement: So führst Du Projekte flexibel zum Ziel

Unter agilem Projektmanagement versteht man Vorgehensweisen, um Projekte dynamisch und flexibel zu planen. Agiles Projektmanagement ist somit ein Gegenbegriff zu klassischen und schrittweisen Projektmanagement-Methoden. Ursprünglich stammt der Begriff aus der Softwareentwicklung. Bekannte agile Methoden sind zum Beispiel Scrum oder Kanban.

Das agile Manifest – die 4 Grundsätze agilen Arbeitens

Aus der IT-Branche kommend, ist es nicht sonderlich verwunderlich, dass es 2001 Softwareentwickler waren, die das sogenannte agile Manifest mit vier Grundwerten beschrieben haben. Diese sind entscheidende Grundpfeiler für verschiedenste agile Projektmanagement-Methoden:

1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen.
2. Funktionierende Produkte (im Original: Software) stehen über einer umfassenden Dokumentation.
3. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung.
4. Das Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans.

Auffällig ist, dass dabei der Sollzustand den alten Werten aus dem klassischen Projektmanagement gegenübergestellt wird.

Neben den vier Grundsätzen des agilen Manifests wurden auch noch zwölf Prinzipien definiert. Dabei ist der Übergang zwischen Prinzip und Methode jedoch fließend:

1.  Teams stellen den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung von wertvoller Leistung zufrieden.

2.  Agile Prozesse nutzen Veränderungen – auch in der späten Entwicklung – zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

3.  Funktionierende Ergebnisse werden in regelmäßigen, bevorzugt kurzen Zeitspannen (wenige Wochen oder Monate) geliefert.

4.  Während des Projekts arbeiten interdisziplinäre Teams nahe zusammen.

5.  Unternehmen müssen Umfeld und Unterstützung bereitstellen, die motivierte Individuen für die Aufgabenerfüllung benötigen.

6.  Direkte Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.

7.  Die Funktionsfähigkeit des Produkts ist die Kennzahl für den Projektfortschritt.

8.  Für eine nachhaltige Entwicklung müssen Auftraggeber, Entwickler und Benutzer ein gleichmäßiges Arbeitstempo einhalten.

9.  Technische Exzellenz und gutes Design sind entscheidend.

10. Einfachheit ist essenziell (KISS-Prinzip: Keep it simple and stupid).

11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs entstehen in selbstorganisierten Teams.

12. Teams betreiben Selbstreflexion über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Steigerung der Effektivität.

Sowohl klassische als auch agile Projektmanagement-Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Wir haben für Dich die Unterschiede zusammengefasst:

Klassisches Projektmanagement

• Ausgangspunkt: fest definiertes Ziel
• Vorgehensweise: standardisiert, linear
• Kunde: sieht nur das Endergebnis
• Hierarchien: steil
• Aufgaben: werden von oben nach unten delegiert
• Kommunikation: erfolgt in Meetings, feste Dokumentation

• Ausgangspunkt: Produktvision basierend auf Kundenwünschen
• Vorgehensweise: iterativ-inkrementell (wiederholend und schrittweise aufeinander aufbauend)
• Kunde: bewertet Zwischenergebnisse
• Hierarchien: flach
• Aufgaben: Team übernimmt Aufgaben selbstständig
• Kommunikation: häufige Absprachen, informelle Kommunikation

Einen detaillierten Vergleich der verschiedenen Ansätze findest Du in unserem Artikel „Projektmanagement-Methoden im Vergleich: Erklärungen & Tipps“. Dort erfährst Du auch, welche Methode Dich zu Deinem Ziel bringt.

Agiles Projektmanagement ist nicht nur ein hipper Trend, sondern eine Sammlung bewährter Methoden, welche wichtige Vorteile mit sich bringen können. Unsere Expertin Sandra Kolb fasst es so zusammen: „Beim Wasserfallmodell (klassisches Projektmanagement) wird der anfangs erstellte Plan stur befolgt und mögliche Fehler darin meist viel zu spät erkannt. Die Schritt-für-Schritt-Planung agiler Verfahren ist wesentlich fehlertoleranter und agile Teams sind flexibler und lernfähiger.“

Im Detail profitierst Du von den folgenden Vorteilen:

1. Zukunftsfähig: Die Schnelllebigkeit der heutigen Zeit setzt Anpassungsfähigkeit und Flexibilität voraus. Das kann ein strikter Projektplan nicht leisten. Beim agilen Projektmanagement passt Du Deine Planung dagegen immer wieder an neue externe Gegebenheiten an und bleibst damit handlungsfähig.

2. Kundenbedürfnisse im Fokus: Eines der Prinzipien des agilen Projektmanagements ist die Zufriedenstellung des Kunden. Bei jedem Prozess steht er im Mittelpunkt.

3. Lösungsorientierung: Durch mehrere Feedbackschleifen und wiederholte Evaluation kannst Du Probleme frühzeitig entdecken und an ihrer Lösung zielgerichtet arbeiten.

4. Geld- und Zeitersparnis: Agiles Projektmanagement ermöglicht es, Probleme frühzeitig und schnell aufzudecken. Durch die Möglichkeit, flexibel reagieren zu können, sparst Du Zeit und Geld. Denn die Fehler ziehen sich nicht weiter durch das Projekt und verursachen keine Folgeprobleme, die Dich teuer zu stehen kommen.

5. Verbesserte Teamarbeit: Agiles Projektmanagement fördert selbstständiges Arbeiten, sodass jeder Mitarbeiter seine Stärken optimal einbringen kann und sich wertgeschätzt fühlt. Kurze Kommunikationswege tragen dazu bei, die Zusammenarbeit untereinander zu verbessern.

Die eine, einzig wahre Methode des agilen Projektmanagements gibt es nicht. Jede Methode hat verschiedene Vor- und Nachteile. Wir stellen Dir hier die bekanntesten agilen Arbeitsweisen vor:

1. Scrum

Das Scrum-Modell zählt zu einer der beliebtesten Methoden im agilen Projektmanagement. Sie ist einfach einzuführen und entlastet vor allem die Führung, da der Scrum Master hauptsächlich als Moderator fungiert. Ihr Vorteil ist außerdem, dass Projekte in überschaubare Sprints unterteilt werden, an deren Ende jeweils ein funktionsfähiges Zwischenprodukt steht.

Tipp: Wie die Scrum-Methode im Detail funktioniert, erfährst Du in unserem Artikel „Was ist die Scrum-Methode? Alle Infos zum agilen Projektmanagement“.

2. Kanban

Egal ob Produktentwicklung oder Softwareentwicklung – durch wiederkehrende Feedbackschleifen profitieren Projekte sämtlicher Art. Doch Kanban als agile Methode zeichnet sich nicht nur durch regelmäßigen Austausch im Team aus, sondern besticht vor allem durch die Visualisierung des Projektfortschritts im Kanban-Board, das in To-Do, Doing und Done aufgeteilt wird.

Wie bereits erwähnt, ist die schrittweise Einführung des agilen Projektmanagements das A und O. Sandra Kolb empfiehlt daher folgendes Vorgehen:

• Vorteile erklären: „Erkläre den Mitarbeitern, warum sie nun anders arbeiten sollen und welchen Nutzen die neuen Arbeitsmethoden, - verfahren und Prozesse mit sich bringen.“
  
  

Wichtig ist Sandra Kolb außerdem: „Die Unternehmensführung muss Agilität und flache Hierarchien vorleben, das heißt Vorgehensweisen abstimmen und nicht einfach nur ‚aufdrücken‘. Außerdem sollte sie auf eine transparente und offene Kommunikation mit allen Teammitgliedern setzen.“