Besseres Zeit- und Selbstmanagement: 15 praktische Apps fürs Büro

Vor dem Schlafengehen noch kurz eine Mail beantworten, Projekte am Wochenende planen: Flexible Arbeitszeiten und -modelle ermöglichen uns scheinbar ein optimales Zeit- und Selbstmanagement. Doch ist gerade dadurch die Grenze zwischen Privatleben und Beruf oft nicht mehr klar trennbar. Die Work-Life-Balance gerät aus den Fugen und wir haben das Gefühl, den Berg an Arbeit nicht bewältigen zu können. Zeit ist ein kostbares Gut und ein Tag hat nun mal nicht mehr als 24 Stunden. Daher ist es wichtig, dass Du Deine Zeit optimal einteilst. Denn schon der römische Philosoph Seneca wusste: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Wir stellen Dir 15 praktische Apps fürs Büro vor, die allesamt

• der besseren Organisation
• dem Zeitmanagement
• dem Aufgabenmanagement
• der Vereinfachung von Arbeitsabläufen
• dem Produktivitäts- und Selbstmanagement
• der Teamarbeit außerhalb der Büroräume

dienen und Dir helfen, Deinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und Deine Produktivität zu steigern.

Die Office-Apps sind verfügbar für Android und iOS sowie als Desktop-App für Windows und Mac.

Egal, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs: Die folgenden Apps helfen Dir, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und anstehende Projekte effizient zu organisieren und zu verwalten.

1. Trello

Funktion: Organisation und Verwaltung von Projekten, Teamarbeit, Vereinfachung von Arbeitsabläufen

Beschreibung: Mit Trello kannst Du Boards erstellen, um Deine Projekte besser zu organisieren. Du behältst den Überblick über die Arbeitsabläufe in den einzelnen Projekten und kannst Checklisten für To-dos hinzufügen. Die App eignet sich besonders gut für die Teamarbeit, denn Du kannst Kollegen zur Zusammenarbeit einladen.

Preise:

• Basic: gratis
• Business: 8,33 $ pro Nutzer und Monat
• Enterprise: 20,83 $ pro Nutzer und Monat

2. Zoom

Funktion: Teamarbeit, Organisation von Projekten, Aufgabenmanagement, Vereinfachung von Arbeitsabläufen

Beschreibung: Immer häufiger finden Meetings virtuell statt. Mit Zoom auf Deinem Smartphone kannst Du Webkonferenzen, Online-Demonstrationen, Online-Trainings und Webinare von überall aus organisieren und abhalten. Über die Funktion Screensharing kannst Du Deinen Bildschirm, Bilder und Dokumente mit den Zuschauern teilen. Du kannst auch die Kontrolle über Tastatur und Maus an einen anderen Teilnehmer übergeben. Inhalte kannst Du direkt auf Facebook oder YouTube streamen.

Preise:

• Das Meeting-Tool kann von bis zu 100 Teilnehmern kostenlos getestet werden. Die Webinar-Funktion muss bei Zoom Pro extra gekauft werden (40 $).
• 1 bis 50 Teilnehmer: 14,99 $ für Zoom Pro und 19,99 $ für Zoom Business (monatlich) • 51 bis 100 Teilnehmer: 54,99 $ für Zoom Pro und 59,99 $ für Zoom Business
• 101 bis 200 Teilnehmer: 104,99 $ für Zoom Pro und 109,99 $ für Zoom Business

3. Things

Funktion: Aufgaben- und Projektmanagement, Erstellung von To-do-Listen und Kalendereinträgen

Beschreibung: Things ist eine App für effizientes Aufgabenmanagement mit Cloud-Synchronisation. Sie eignet sich besonders gut zum Anlegen und Verwalten größerer Projekte. Du kannst Aufgabenlisten erstellen, Deadlines und Tags für die einzelnen Projekte setzen. Die integrierte Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass Du keine wichtigen Abgabetermine mehr vergisst.

Preis: 10,99 €

4. Asana

Funktion: Projektmanagement, Teamarbeit, Organisation, Vereinfachung von Arbeitsabläufen

Beschreibung: Mit Asana kannst Du Projekte anlegen, Ideen mit Kollegen teilen und ihnen Aufgaben zuweisen. Die einzelnen Projekte können auch kopiert werden, sodass Du für ähnliche Aufgaben eine Vorlage hast. Innerhalb eines Projekts könnt Ihr Euch gegenseitig über die Chatfunktion auf dem Laufenden halten. Die Suchfunktion ermöglicht es Dir, alle noch nicht erledigten Projekte oder alle Projekte, die einer bestimmten Person zugeordnet sind, aufzurufen.

Preise:

• Free: gratis
• Premium: 9,99 $ pro Nutzer und Monat

Apps zur Steigerung der Produktivität Übersichtliche To-do-Listen erstellen und das eigene Internetverhalten reflektieren – mit diesen Apps kannst Du Deine Produktivität erfolgreich steigern.

5. Any.do

Funktion: Produktivität und Organisation, Selbstmanagement

Beschreibung: Mit Any.do kannst Du To-do-Listen erstellen, um einen besseren Überblick über laufende und kommende Projekte zu erhalten. Die Notizen lassen sich entweder nach Datum oder nach Funktion (persönlich oder geschäftlich) kategorisieren. Die App enthält einen integrierten Kalender mit Erinnerungsfunktion, sodass Du sichergehen kannst, dass Du die aufgeschriebenen Dinge auch erledigst.

Preise:

• Basic: gratis
• Premium: 22,90 € pro Jahr

6. RescueTime

Funktion: Selbstmanagement, Steigerung der Produktivität

Beschreibung: Facebook, Twitter & Co. – die Ablenkung in der digitalen Welt ist groß. Oft merken wir gar nicht, wie viel Zeit wir durch Surfen im Internet vertrödeln. Abends stellen wir unzufrieden fest, die tatsächlich wichtigen Aufgaben nicht erledigt zu haben. Um unsere Produktivität zu steigern, müssen wir zunächst einmal unser eigenes Internetverhalten beobachten und unnötige „Zeitfresser“ identifizieren. Und genau dabei unterstützt Dich die App RescueTime. Sie analysiert, auf welchen Seiten Du Dich wie lange aufhältst. Du kannst Ziele festlegen und Dir einen wöchentlichen Bericht per E-Mail schicken lassen.

Preise:

• Lite: gratis
• Premium: 9,00 $ pro Nutzer und Monat

7. Wunderlist

Funktion: Selbstmanagement, Steigerung der Produktivität, Organisation

Beschreibung: Du musst verschiedene Projekte planen und betreuen und liebst es, Listen abzuhaken? Mit Wunderlist kannst Du übersichtliche To-do-Listen erstellen und diese mit Kollegen teilen. Jeder im Team kann Updates in eine Tabelle eintragen. Die App verfügt außerdem über eine Erinnerungsfunktion, sodass Du keine wichtigen Meetings und Termine mehr verpasst.

Preise:

• Basic: gratis
• Pro: 4,49 € pro Monat
• Business: 4,49 € pro Nutzer und Monat

Mehr Zeit, weniger Stress: Ein gutes Zeitmanagement verlangt eine klare Struktur. Mit den richtigen Apps kann das Smartphone Dir dabei unter die Arme greifen.

8. Chaos Control

Funktion: Zeitmanagement, Produktivität, Organisation

Beschreibung: Dem Chaos Einhalt gebieten: Diese Zeitmanagement-App basiert auf der Getting Things Done Methode (GTD) von David Allen. Danach können Stress und Vergessen vermieden werden, indem man konsequent alles aufschreibt, was erledigt werden muss. In der Chaos Control App kannst Du Aufgaben erstellen, Ziele definieren und diese bestimmten Bereichen oder Projekten zuordnen.

Preise:

• Basic: gratis
• Premium: 7,49 € (Android), 6,99 € (iOS)

9. Pareto

Funktion: Zeitmanagement, Organisation von Projektabläufen zwischen mehreren Teilnehmern

Beschreibung: Das Paretoprinzip besagt, dass wir 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreichen. Für die restlichen 20% der Ergebnisse benötigen wir 80%. Mit der Pareto App kannst Du Aufgaben an verschiedene Personen delegieren. Der Status und Fortschritt der Projekte ist jederzeit ersichtlich. Durch die Funktion „Anstupsen“ kannst Du Kollegen auf noch nicht erledigte Aufgaben aufmerksam machen. So behältst Du auch den Überblick, wenn Du nicht im Büro bist.

Preis: gratis

Zielsetzung, Motivation, Planung, perfekte Organisation: All das sind Teilfunktionen des Selbstmanagements. Diese Apps helfen Dir dabei, Deine Arbeitsweise besser zu strukturieren und so Dein Selbstmanagement zu optimieren.

10. Evernote

Funktion: Notiz-App für Selbstmanagement und Organisation

Beschreibung: Texte, Fotos, Tonaufzeichnungen: Mit Evernote kannst Du Notizen jeglicher Art machen und diese verwalten. Füge Projekten Notizen hinzu oder erstelle eine Checkliste aller Aufgaben, die erledigt werden müssen. Die einzelnen Notizbücher kannst Du in Stapeln zusammenfassen und ihnen Keywords zuteilen, um sie später leicht wiederzufinden.

Preise:

• Basic: gratis
• Plus: 3,99 € pro Monat
• Premium: 6,99 € pro Monat

11. Mindly

Funktion: Selbstmanagement, Organisation

Beschreibung: Sortiere Deine Gedanken und Ideen: Mit Mindly kannst Du Notizen machen, Mindmaps erstellen, Reden vorbereiten und effektives Brainstorming durchführen. Die Mindmaps können als PDF, OPML oder Text exportiert und gespeichert werden.

Preise:

• Basic: gratis
• Full-Version: 6,00 €

12. Tyme

Funktion: Zeit- und Selbstmanagement

Beschreibung: Die App Tyme zeigt an, wie viel Zeit Du in einzelne Projekte oder den Kontakt mit Kunden steckst. Die Arbeitszeiten werden Dir in einer farbig hinterlegten Tabelle angezeigt. In der Menüleiste kannst Du den Timer tätigen und die Start- und Endzeit verändern. So behältst Du den Überblick über Deine Arbeitszeit und Deine Auslastung und kannst Deine Zeit aktiv optimieren.

Preis: 6,99 €

Auch bei der Verwaltung von wichtigen Daten und Dokumenten können Apps eine echte Hilfe sein. Verabschiede Dich vom Papierdschungel auf dem Schreibtisch und in Vergessenheit geratenen Passwörtern!

13. 1Password

Funktion: Organisation

Beschreibung: Zum Schutz unserer Daten sollen Passwörter komplex und einzigartig sein, eine Kombination aus Buchstaben, Zeichen und Zahlen. Für jeden Account müssen wir ein neues Passwort erstellen. Die Folge: Wir können uns unsere eigens ausgeklügelten Passwörter nicht mehr merken. Hier können Passwort-Manager eine echte Hilfe sein. 1Passwort verwaltet all Deine Passwörter, sodass Du Dir nur ein Masterpasswort merken musst.

Preis: 2,99 $ pro Monat

14. PaperScan

Funktion: Organisation, Zeitmanagement

Beschreibung: PaperScan ist eine App zum Scannen von Dokumenten. Fotografiere die Dokumente ab und die App schneidet sie automatisch zu und speichert sie. Du kannst die Dokumente auf Dropbox, Google Drive oder DocuWare hochladen und so mit anderen teilen.

Preis: gratis

15. CamScanner

Funktion: Organisation, Zeitmanagement

Beschreibung: CamScanner scannt alle wichtigen Dokumente wie Rechnungen, Quittungen, Notizen, Zertifikate, Whiteboard-Diskussionen, Visitenkarten etc. Du kannst außerdem Wasserzeichen und handschriftliche Notizen in die Dokumente einfügen und diese mit Kollegen teilen.

Preise:

• Basic: gratis
• Premium: 4,99 $ pro Monat

Die genannten Apps unterstützen Dich im Büroalltag und helfen Dir, routinierte Arbeitsabläufe zu optimieren. Für Ausgeglichenheit und körperliches Wohlbefinden sind aber auch regelmäßige Pausen extrem wichtig. Wir zeigen Dir ein paar einfachen Übungen, mit denen Du Dich während der Arbeit fit hältst. Verbringst Du die meiste Zeit des Tages vor dem Bildschirm? Dann schau Dir auch unsere 5 Tipps und Übungen für müde und brennende Augen an.

Bildnachweis: Beitragsbild: © E+/baona; Bild 1: © E+/baona; Bild 2: © E+/ izusek; Bild 3: © E+/ PeopleImages; Bild 4: © DigitalVision/ PeopleImages; Bild 5: © DigitalVision/ Yuri_Arcurs;Bild 6: © E+/ alvarez