Desk Sharing im Büro

Desk Sharing: So nutzt Du das Konzept für Dein Unternehmen richtig

Desk Sharing ist längst nicht mehr nur ein Konzept für die Tech-Konzerne des Silicon Valley. Auch renommierte deutsche Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens oder der ADAC nutzen die Vorteile von Desk Sharing mittlerweile für sich. Philipp Riedel, Geschäftsführer von AVANTGARDE Experts, erzählt im Interview, wie er dieses moderne Bürokonzept in ausgewählten Bereichen des neuen Headquarters „Kap West“ in München einführt. Was genau Desk Sharing außerdem auszeichnet, welche Vor- und Nachteile es gibt sowie handfeste Regeln für die Umsetzung in Deinem Unternehmen, erfährst Du im Folgenden.
19
Nov

Definition: Was ist Desk Sharing?

Beim Desksharing, auch als „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ bezeichnet, handelt es sich um eine Organisationsform, bei der Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Büro täglich frei wählen dürfen. Unternehmen versprechen sich davon nicht nur mehr Flexibilität in der eigenen Organisation, sondern auch Kostenersparnis: Denn Arbeitsplätze sollen so optimal besetzt und ungenutzte Flächen besser genutzt werden.

Dieses Konzept leitet sich vom sogenannten Hot Bunking der Matrosen auf hoher See ab: Weil die Anzahl der verfügbaren Betten nicht mit der Anzahl an Matrosen übereinstimmte, teilten sich diese die Betten, indem jeder eines nutzte, das gerade frei war. Heute ist das Konzept des Desk Sharing jedoch insbesondere durch Tech-Riesen aus dem Silicon Valley wie Google oder Facebook bekannt und beliebt geworden.

Unternehmen, die auf Desk Sharing setzen

Auf Desk Sharing setzen längst nicht mehr nur junge Start-ups oder agile Tech-Konzerne: Auch bei einigen renommierten deutschen Unternehmen wird Desk Sharing als integraler Bestandteil des Arbeitsalltags fest praktiziert. So setzen etwa die folgenden Firmen auf die ungebundene Platzwahl:

  • Lufthansa: Wie die FAZ berichtet, setzt die Lufthansa seit 2016 in der Frankfurter Zentrale auf das Konzept des Desk Sharings. Dieses bildet für den Lufthansa-Vorstandvorsitzenden Carsten Spohr nur eine von vielen Maßnahmen, um Arbeitsflächen effizienter zu nutzen und ein umfassendes Konzept mit dem Titel „New Workspace“ umzusetzen. 
  • Siemens: Auch im sogenannten Siemens Office in München müssen sich die Mitarbeiter morgens ein freies Plätzchen suchen und es abends wieder sauber hinterlassen. Der Gedanke dahinter laut Janina Kugel, der Personalchefin zum Zeitpunkt der Einführung: Jeder soll durch Desk Sharing Selbstbestimmung praktizieren und so glücklicher und damit auch produktiver werden.
  • ADAC: Nicht zuletzt hat das Desk Sharing auch in den Münchner Büros des ADAC Einzug gehalten. Bei der Ausrichtung des eigenen Bürokonzepts versucht der Automobilverband den Anforderungen an die jeweiligen Aufgaben im Konzern gerecht zu werden: „Für verschiedene Tätigkeiten gibt es verschiedene Arbeitsplätze“, so Martin Fischer, Leiter des Personalmarketings und interner Kommunikation. „Unsere Mitarbeiter sollen möglichst flexibel arbeiten können, aber nicht müssen.“

Philipp Riedel über Desk Sharing bei AVANTGARDE Experts

Unser Geschäftsführer Philipp gibt Dir im Interview spannende Einblicke, wie sich das Desk Sharing bei AVANTGARDE Experts im neuen Headquarter in München gestaltet.

Der erfolgreiche Jungunternehmer und Geschäftsführer von AVANTGARDE Experts richtet die Unternehmensstrategie und sein Handeln täglich auf die Zukunft aus. Hier bilden insbesondere eine innovationsfördernde Unternehmenskultur mit einer modernen Personalführung, die den einzelnen Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt und eine zukunftsfähige Vertriebsorganisation die Kernelemente seines unternehmerischen Schaffens. Als proaktiver Mitgestalter der Arbeitswelt von morgen möchte er seine Mitarbeiter mit einem neuen Büro überraschen und damit maßgeblich die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit stellen.

AVANTGARDE Experts: Inwieweit spielt Desk Sharing in Eurem neuen Bürokonzept eine Rolle?

Philipp Riedel: Vor ein paar Jahren war Desk Sharing ein echter Trend und viele Unternehmen haben sich mit diesem Konzept „ausprobiert“. Wir haben am Anfang unserer Planungen überlegt, ob wir das Konzept in allen Abteilungen einführen, allerdings haben wir die Idee schnell verworfen, da die Nachteile deutlich überwiegen. Wir werden es daher in reduzierter Form aufgreifen.

AVANTGARDE Experts: Welche Nachteile bringt Desk Sharing?

Philipp Riedel: Erfahrungen vieler Unternehmen zeigen, dass sich Mitarbeiter mit Desk Sharing nicht mehr „zuhause“ fühlen und auch die Loyalität sinkt. Außerdem ist für Mitarbeiter der Aufwand größer, immer nach einem Arbeitsplatz zu suchen und diesen entsprechend einzurichten. Auch die Produktivität wird mit diesem Konzept nicht gefördert.

AVANTGARDE Experts: Welche Vorteile haben Euch dazu bewogen, das Konzept in reduzierter Form umzusetzen?

Ein häufig genannter Vorteil vieler Unternehmen ist, dass sich mit Desk Sharing Arbeitsplätze einsparen lassen: Denn je nach Abteilung sind immer zwischen 25-50% der Arbeitsplätze unbesetzt, weil Kollegen in Terminen, im Homeoffice oder im Urlaub sind. Für uns spielt das keine Rolle – viel wichtiger ist für uns, dass Desk Sharing das Hierarchiedenken abbaut und flexibles Arbeiten ermöglicht.

AVANTGARDE Experts: Wie genau habt Ihr das Konzept in abgeschwächter Version in Eure Büros integriert?

Philipp Riedel: Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin bei uns seinen oder ihren festen Arbeitsplatz. Wir haben uns an diesen Arbeitsplätzen bewusst gegen hochfahrbare Tische entschieden und stattdessen mehrere „Tischinseln“ als Stehtischvariante geplant, die aber nicht fest vergeben sind: So kann jeder Mitarbeiter regelmäßig seinen Laptop mitnehmen und vorübergehend an einen Stehtisch wechseln. Dort kann man entweder mit verschiedenen Teammitgliedern zusammenarbeiten oder auch nur selbst stehend arbeiten. Das ist gut für den Rücken und gleichzeitig eine weitere Möglichkeit sich auszutauschen und mit Kollegen zusammenzukommen, mit denen man nicht den ganzen Tag zusammensitzt.

Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Nicht umsonst setzen verschiedenste Unternehmen vom jungen Start-up bis hin zum Weltkonzern auf Desk Sharing. Und doch bringt das Konzept nicht nur Vorteile, sondern auch einige Nachteile mit sich, die Du kennen solltest, bevor Du Dich für oder gegen das Konzept entscheidest.

Vorteile von Desk Sharing

  • Platz & Kosten sparen: Mit Desk Sharing können Unternehmen Kosten sparen, weil die Mitarbeiter sich jeden Tag aufs Neue auf die Suche nach einem Arbeitsplatz begeben und vorhandene Arbeitsplätzen tatsächlich nutzen. Leer stehende Bereiche, die angesichts unbesetzter Stellen verstauben, werden so gemieden und können sinnvoll für andere Zwecke genutzt werden. Zudem laufen Unternehmen so nicht Gefahr, viel zu große Büroflächen anzumieten, die sie dann nicht sinnvoll nutzen können. So können sie auch Kosten sparen.
  • Flexibilität & Kreativität: Das Desk Sharing ist für agile Arbeitsweisen optimal geeignet und ermöglicht Mitarbeitern, Arbeitsplätze flexibel und nach Bedarf zu nutzen. Der geförderte Austausch und die Bewegung, die ins Unternehmen kommen, schlagen sich optimalerweise auch in puncto Kreativität nieder und fördern diese durch neue Einflüsse, denen Mitarbeiter täglich begegnen.
  • Austausch, Empathie & Informationsfluss: Wer täglich den Arbeitsplatz wechselt, steht natürlich auch mit mehr Personen in Kontakt als bei der festen Platzbesetzung. Dass man sich auch vermehrt mit Kollegen aus anderen Abteilungen unterhält, ihre Arbeitsweisen, Herausforderungen und Bedürfnisse kennenlernt, kann ein positiver Beitrag sein, den Desk Sharing leisten kann.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Büroorganisation, die den Bedürfnissen und Erfordernissen bei unterschiedlichsten Aufgaben gerecht wird, kann einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit am eigenen Arbeitsplatz haben. Um dafür zu sorgen, dass die Räumlichkeiten tatsächlich optimal auf die Arbeitsprozesse ausgerichtet sind und jeder sie entsprechend nutzen kann, ist Desk Sharing durchaus eine Möglichkeit, die Du in Betracht ziehen kannst.
  • Employer Branding & Image: Desk Sharing verbinden viele Menschen mit Agilität und moderner Arbeitsatmosphäre. Auch um das eigene Markenimage aufzupolieren, kann Desk Sharing einen positiven Beitrag leisten.
Mitarbeiter nutzen Vorteile von Desk Sharing im Büro

Nachteile von Desk Sharing

  • zeitintensive Arbeitsorganisation & geringere Produktivität: An jedem Morgen, nach jedem Meeting und nach jeder Mittagspause aufs Neue nach einem freien Arbeitsplatz zu suchen, den Laptop wieder auszupacken, zu verkabeln, den Platz und den Schreibtischstuhl wieder passend einzurichten, kann durchaus Zeit kosten. Verdoppelt wird das Ganze Prozedere, sobald der Tisch wieder geräumt werden muss. Dass hierbei die Produktivität nachlassen kann, überrascht wenig.
  • Stress und innere Unruhe: Sich täglich auf eine neue Bürostruktur einzulassen und einen Platz zu finden, an dem man problemlos arbeiten kann, kann zum Stressfaktor werden, wenn Mitarbeiter es lästig wahrnehmen. Eine mögliche Einführung mit den eigenen Mitarbeitern abzusprechen und zu diskutieren sowie eine Testphase sind deshalb im Sinne des Change Managements ein klares Muss.
  • Introvertierte Persönlichkeiten können den Kürzeren ziehen: Nicht jeder Mitarbeiter wechselt gerne täglich die Arbeitsumgebung. Und auch nicht jedem Mitarbeiter fällt es leicht, sich mit den unterschiedlichsten Personen im Unternehmen auszutauschen. Deshalb kann der vermeintliche Vorteil von mehr Empathie und Austausch durchaus auch zum Störfaktor für introvertiertere Kollegen werden.
  • Teamzusammenhalt kann nachlassen: Wohingegen das Desk Sharing den abteilungsübergreifenden Austausch fördert, kann der Zusammenhalt im eigenen Team dadurch nachlassen. Deshalb ist es beim Desk Sharing besonders wichtig, weiterhin die eigene Team-Dynamik im Auge zu behalten und gegebenenfalls mit geeigneten Maßnahmen das Arbeitsklima im Team zu verbessern.

Ist Desk Sharing sinnvoll für mein Unternehmen?

Desk Sharing im Unternehmen

Desk Sharing lohnt sich grundsätzlich für Dein Unternehmen, wenn:

  • Mitarbeiter flexibel arbeiten: Andernfalls besteht keine Notwendigkeit für die Umsetzung von Desk Sharing.
  • es viele Mitarbeiter gibt, die außer Haus, etwa beim Kunden oder im Außendienst tätig sind: Denn deren Arbeitsplätze würden sonst leer stehen.

Treffen diese Voraussetzungen zu, ist Desk Sharing prinzipiell für Dein Unternehmen geeignet.

Aber Achtung: Ganz gleich, wie das Ergebnis ausfällt, die Entscheidung, ob Du Desk Sharing in Deinem Unternehmen umsetzt, solltest Du immer in Absprache mit Deinen Mitarbeitern und gegebenenfalls dem Betriebsrat halten. Andernfalls läufst Du Gefahr, dass Deine Mitarbeiter sich übergangen fühlen und die Arbeitsmotivation nachlässt. Im schlimmsten Fall stellst Du zu spät fest, dass das Modell möglicherweise für die Anforderungen im Unternehmen nicht praktikabel ist. Halte deshalb lieber frühzeitig Rücksprache mit Deinen Mitarbeitern! Ein Gerichtsbeschluss des Arbeitsgerichts Frankfurt sieht sogar vor, dass der Betriebsrat in solchen Fällen eingebunden werden muss.

Desk Sharing umsetzen: Regeln & Software für Dein Team

Im Folgenden verraten wir Dir hilfreiche Tipps, mit denen Du Desk Sharing sinnvoll in Deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Organisatorisches & Regeln für Desk Sharing: 7 Tipps

Wenn Du Desk Sharing in Deinem Unternehmen umsetzen möchtest, solltest Du die folgenden Punkte beachten, damit das Desk Sharing in Deinem Büro reibungslos ablaufen kann:

1. Statte alle Tische identisch aus: Damit jeder überall problemlos arbeiten kann, sollte jeder Arbeitsplatz über eine Dockingstation, einen Bildschirm und eine externe Tastatur verfügen. So kann jeder Mitarbeiter den eigenen Laptop problemlos anschließen und direkt mit der Arbeit loslegen.

2. Schaffe Raum für Privates: Dass sich am eigenen Arbeitsplatz auch private Gegenstände befinden, ist nichts Ungewöhnliches. Damit das Desk Sharing aber gelingen kann, musst Du Deinen Mitarbeitern Stauraum bieten, damit sie ihr privates Hab und Gut lagern können, ohne andere damit zu behindern. Das können Rollcontainer oder Spinde sein. Denn dass die Tische vor dem Feierabend freigeräumt werden, ist eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing.

3. Biete Deinen Mitarbeitern höhenverstellbare Tische und Stühle: Um dauerhaft ohne gesundheitliche Einbußen arbeiten zu können, sind Tische und Stühle nötig, die Deine Mitarbeiter oder Kollegen an ihre eigene Körpergröße anpassen können. Optimal ist es deshalb nicht nur, höhenverstellbare Möbel zu bieten, sondern auch einen Sicherheitsbeauftragten hinzuziehen, der das Personal einmal jährlich schult.

4. Führe eine Clean Desk Policy ein: Niemand möchte benutzte Kaffeetassen oder liegengelassene Unterlagen auf einem freien Arbeitsplatz vorfinden. Was also in der Küche gilt, trifft auch auf den Arbeitstisch zu: Man hinterlässt ihn so, wie man ihn gerne vorfinden möchte.

5. Besorge Headsets und die entsprechende Telefon-Software für jeden Mitarbeiter: Hygiene ist ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz. Das von Make-up verschmierte Telefon der Kollegin zu nutzen, die zuvor am jeweiligen Arbeitsplatz saß, sorgt nicht unbedingt für Freude. Deshalb ist es optimal, wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes Headset erhält, das er oder sie frei mit sich an jeden Arbeitsplatz mitnehmen und nutzen kann. So sind Deine Mitarbeiter auch weniger abhängig von den stationären Ladestationen der Telefone. Daneben musst Du ihnen natürlich die entsprechende Software zur Verfügung stellen.

6. Beachte den Datenschutz: Sensible Daten gilt es nicht erst seit dem Inkrafttreten der DSGVO zu schützen. Achte deshalb am besten darauf, dass Deine Mitarbeiter die Möglichkeit haben, besonders wichtige und sensible Informationen entsprechend zu behandeln. Für Personen wie Justiziare oder Rechtsexperten im Unternehmen kannst Du erwägen, einen abschließbaren Raum für archivierte Unterlagen bereitzustellen, oder hier eine Ausnahme vom Desk Sharing zu machen. Sprich am besten mit den Beteiligten ab, welche Maßnahmen in solchen Fällen am sinnvollsten sind.

7. Fördere Selbstorganisation: Sich täglich neu zu organisieren, erfordert natürlich auch ein gewisses Maß an Selbstorganisation. Die Einführung von Desk Sharing kann einen guten Anlass bieten, um dieses Thema in Deinem Unternehmen aufzugreifen und Deine Mitarbeiter diesbezüglich zu schulen. Davon profitieren langfristig nicht nur Deine Mitarbeiter, sondern auch Dein Unternehmen.

Team beachtet Regeln für Desk Sharing im Büro

Software, die Dich beim Desk Sharing unterstützen kann

Um Desk Sharing optimal umsetzen zu können, gibt es mittlerweile einige Software-Lösungen, die Unternehmen nutzen können, so zum Beispiel die folgenden drei:

  • vysoft DSM: Die mit MS Sharepoint kompatible Software ermöglicht es, Arbeitsplätze zu buchen, Räume effizient zu nutzen und Kollegen im Büro aufzufinden. Sie schafft so für mehr Transparenz und beugt Frustrationen vor, indem sie Mitarbeitern einen Überblick zu den verschiedenen Arbeitsplätzen und ihrer Besetzung bietet. Eine Such- und Filterfunktion sowie Auswertungen zur Auslastung und Verteilung runden das Leistungspaket ab.
  • Condeco: Diese Software ermöglicht es Mitarbeitern, Arbeitsplätze zu reservieren, Kollegen im Gebäude zu suchen und die eigenen Buchungen zu verwalten. Dabei unterscheidet die Software flexible, feste und buchbare Plätze und ermöglicht es so, verschiedene Arten von Arbeitsplätzen zu verwalten und zu nutzen, ganz nach dem jeweiligen Bedarf. Die Reservierungsdauer lässt sich zudem an die individuellen Anforderungen anpassen.
  • OfficeSpace: OfficeSpace bezeichnet sich selbst als Suchmaschine für Arbeitsplätze, bietet darüber hinaus aber zusätzliche Funktionen zum Thema Raum-Management, Raumbuchung, datengestützte Auswertungen sowie einen entsprechenden Support. Insbesondere für komplexe Arbeitsstrukturen eignet sich dieser Anbieter besonders gut.

Bleibe wettbewerbsfähig!

Ganz gleich, ob Desk Sharing, moderne Bürokonzepte oder die richtige Büroeinrichtung: Möchtest Du wettbewerbsfähig bleiben, musst Du die richtigen Arbeitsformen für Dein Unternehmen finden. Denn Arbeitnehmer werden zunehmend anspruchsvoller und um ihnen eine Arbeitsumgebung zu bieten, die den Jobanforderungen entspricht, gehört heute mehr denn je dazu.

Bist Du aktuell auf der Suche nach neuen Talenten und schlauen Köpfen, die Dein Unternehmen optimal ergänzen, dann informiere Dich über unsere Leistungen für Unternehmen: Wir unterstützen Dich bei Deiner Suche nach dem perfekten Match für Dein Team von A bis Z. Deine individuellen Wünsche und Anforderungen sind dabei immer unser Maßstab.

Du bist schon überzeugt oder wünschst Dir weitere Informationen? Dann nimm einfach unverbindlich und kostenlos Kontakt mit unserem Team auf. Wir freuen uns auf Deine Anfrage!

Bildnachweis: Titelbild: alvarez/iStock, Bild 1: fizkes/iStock, Bild 2: shapecharge/iStock, Bild 3: Rhilipp Riedel/AVANTGARDE Experts, Bild 4: humanmade/iStock.