Hr Managerin sitzt vor Ordnern

Digitale HR-Transformation: So findest Du das passende HR-Tool

Recruitest Du schon digital oder sitzt Du noch vor Aktenbergen? Die Digitalisierung macht auch vor Human Resources nicht Halt. Wir sagen Dir, warum es so wichtig ist, digitale Kompetenzen aufzubauen, welche HR-Tools Dir dabei helfen, vom Verwalter zum Gestalter zu werden und wie die HR-Transformation bei AVANTGARDE Experts gelungen ist.
19
Jan
2021

HR-Transformation: Das Wichtigste zur Digitalisierung in HR und HR-Tools in Kürze

Durch zum Beispiel Online-Vorstellungsgespräche, Robot Recruiting, E-Assessement-Tools oder Chatbots verändert sich die Art des Bewerbermanagements. Big Data und künstliche Intelligenz können dazu genutzt werden, um Abläufe effizienter zu gestalten und strategischer zu arbeiten.

HR-Tools können für das Bewerbermanagement und das Personalmanagement eingesetzt werden. Zu den Aufgabenbereichen zählen zum Beispiel Talentmanagement mit Feedback und Mitarbeitergespräch, Recruiting mit Vertragsmanagement, Personalverwaltung mit digitaler Personalakte oder Performance mit Zielvereinbarungen.

HR-Tools sollten ein angemessenes Preis-Leistungsverhältnis, einen Kundenservice, Werkzeuge zur Pflege von Bewerberdaten und Controlling, Filtermöglichkeiten, Kommunikationskanäle, nutzerfreundliche Bedienbarkeit und angemessenen Datenschutz bieten.

Warum ist die Digitalisierung wichtig für HR?

Diversität, flexiblere Arbeitsstrukturen, Big Data – die Anforderungen an HR-Abteilungen sind in den letzten Jahren gewachsen. Klassische Excel-Tabellen und verstaubte Aktenschränke können der Digitalisierung nicht gerecht werden. Denn spätestens ab einer bestimmten Unternehmensgröße bedeuten „traditionelle“ Methoden im HR-Prozess einen großen Verwaltungsaufwand. Hinter der digitalen Transformation im HR steckt jedoch nicht nur ein Zwang, sondern auch eine Chance. Du kannst Deine Digitalkompetenzen nutzen, um den HR-Prozess aktiver zu gestalten. Daraus folgt:

  • Personal- und Unternehmensstrategie können besser aufeinander abgestimmt werden.
  • HR kann besser im Unternehmen vernetzt werden und Prozesse effizienter gestaltet werden.
  • HR und Marketing können enger zusammenarbeiten (Stichwort Employer Branding).

Die digitale HR-Zukunft

Mit der Digitalisierung hat sich auch der Arbeitsbereich der HR-Abteilungen verändert und wird es zukünftig noch weiter tun, wie Professor Dr. Christian Happ in seinem Vortrag auf Youtube „Der HR Manager der Zukunft“ darlegt. Wichtige Punkte sind:

  • Der HR-Bereich wird kleiner. Mitarbeiter übernehmen einen Teil der klassischen HR-Arbeit (zum Beispiel Zeitabrechnungen oder Kapazitätenplanung) und bestimmte Bereiche werden an Experten ausgelagert (zum Beispiel Gehalt).
  • Strategisches Denken wird wichtiger als personalspezifische Themen.
  • Spezialisten werden gefragter als Generalisten, da Systeme komplexer und Arbeitsbereiche kleiner werden.
  • Big Data hilft bei Entscheidungen, zum Beispiel um die Beförderung von Mitarbeitern einzuschätzen.
  • Flexiblere Arbeitsstrukturen wie Heimarbeit und der Fokus auf Resultate statt Zeitkonten nehmen zu und werden von Personal und Bewerbern auch gefordert.
  • Recruiting verschmilzt mit Marketing. Das Werben um Personal wird wichtiger.
  • Diversität wird wichtiger und damit das Betrachten von individuellen Zielgruppen.

Das DGFP-Praxispapier von 2018 geht auf diese Veränderungen ein und empfiehlt, dass die Personalentwicklung ihre Rolle innerhalb der Digitalisierung neu definieren muss, ansonsten droht eine Abschaffung als eigener HR-Bereich.

Wichtige Tools und Bereiche für die digitale HR-Transformation

HR-Abteilungen werden sich also zukünftig weiter verändern (müssen). Doch in welchen Bereichen und mit welchen Tools musst Du Dich als Unternehmen oder Personaler jetzt schon auskennen? Wir geben Dir einen Überblick:

  • Robot Recruiting: Personalrekrutierung mit Systemen, die künstliche Intelligenz einsetzen und so eigenständig Probleme lösen und schnell Feedback liefern können.
  • Online-Vorstellungsgespräche: Bewerbungsgespräche über Video-Call im Internet.
  • Active Sourcing: Zielgerichtetes Rekrutieren potenzieller Mitarbeiter unter Zuhilfenahme von Profile Mining über Social Media Accounts oder CV Database Search.
  • Remote Leadership, Digital Leadership und Remote Onboarding: Führung und Onboarding, das digital stattfindet.
  • E-Assessment-Tools: Internet-basierte Tools, die Eigenschaften und Fähigkeiten von Bewerbern testen können.
  • Predictive Analytics: Durch den Einsatz von Big Data können Recruiting-Maßnahmen schneller und besser evaluiert werden.
  • Chatbots: Können User-Anfragen automatisiert beantworten. Als Einsatzgebiet für HR kommen zum Beispiel Arbeitszeitenregelung, Onboarding, Recruiting oder Weiterbildung in Frage.
Frau zeigt einem Kollegen die HR-Tools

Status quo – so digital ist HR in Deutschand

Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) hat im Januar und im Mai 2020 rund 2.600 Personalmanager und 10.200 Kandidaten zum Thema Digitalisierung im Bewerbungsprozess befragt.

Frau führt ein Online-Vorstellungsgespräch

Das Ergebnis: Nur ein Drittel der befragten Recruiter bezeichnet sich als „digitalaffin“. Dennoch hat sich 2020 in kurzer Zeit einiges verändert, vor allem durch die Corona-Pandemie.

So gaben die Befragten im Januar an, dass nur ein Drittel der Unternehmen virtuelle Bewerbungsgespräche, wie Live-Videointerviews, einsetzen würde, im Mai waren es schon 60 Prozent. Andere Tools werden dagegen weiterhin nur spärlich eingesetzt. Vier von zehn Personalabteilungen nutzen Active Sourcing, nur jeder Fünfte setzt E-Assessment-Tools ein, 16 Prozent nutzen Predictive Analytics und Chatbots, die mit Bewerbern kommunizieren können, werden von nur 12 Prozent der Befragten genutzt.

Bewerber haben ebenfalls eine Meinung zum Bewerbungsprozess. Rund zwei Drittel sind der Ansicht, dass der Bewerbungsprozess bis zum Gespräch digital ablaufen sollte. 60 Prozent der befragten Bewerber lehnen es jedoch ab, mit einem Künstliche-Intelligenz-Programm ein Bewerbungsgespräch zu führen. Bei einem wichtigen Punkt geht die Schere zwischen Personalern und Bewerbern jedoch weit auseinander: Doppelt so viele Bewerber stufen ihre eigene Digitalkompetenz beim Thema Bewerbung besser ein als Recruiter.

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So findest Du das passende HR-Tool für Dein Unternehmen

Wie die Zukunftsaussichten und die Diskrepanz der Digitalkompetenz zwischen Bewerbern und Personalern zeigen, solltest Du die digitale HR-Transformation nicht verschlafen, sondern aktiv vorantreiben. Ein Teil der Digitalisierung können HR-Tools sein, die unterschiedlich eingesetzt werden können:

  • Stellenausschreibung und Bewerbermanagement
  • Personalverwaltung und Employee Self Services (Eigenmanagement von Urlaub, Stundenzahlen und ähnlichem)
  • Personalentwicklung und Talentmanagement
  • Engagement und Feedback

Sie eint, dass sie es ermöglichen, HR-Abläufe effizienter zu gestalten und Daten zu liefern, die gezielt im Recruiting und Co. eingesetzt werden können. Dadurch hast Du als Personaler oder Deine HR-Abteilung mehr Zeit, um strategisch zu arbeiten.

Das muss ein HR-Tool können

Doch das Finden eines passenden HR-Tools ist gar nicht so einfach, denn allein in Deutschland gibt es an die 300 HR-Lösungen. Meist fehlen wirkliche Alleskönner und der Markt ist mit vielen kleineren Anbietern eher zerstückelt. Bevor Du mit der Suche nach einem oder mehreren passenden HR-Tools beginnst, solltest Du festlegen, welche Art von Tool Du favorisierst:

  • Spezialisierte Tools (Best of Breed) oder Komplettlösungen
  • On Premise (die Software wird im eigenen Rechenzentrum betrieben) oder cloudbasierte Lösungen (die Software wird vom Anbieter betrieben und aktuell gehalten). On Premise bietet dabei den Vorteil, dass Du mehr Kontrolle hast und Dein Tool individueller ausrichten kannst. Cloudbasierte HR-Tools sind dagegen meist kostengünstiger und pflegeleichter, da das anbietende Unternehmen sich um die Wartung des Tools kümmert.

Ob für Dein Recruiting oder Mitarbeitermanagement, es gibt bestimmte Funktionen, die eine gute Software bieten sollte:

  • Kundenservice
  • Passendes Preis-Leistungsverhältnis
  • Einfache Pflege von Bewerberdaten
  • Aufbereitung von Kennzahlen für das Controlling
  • Nutzerfreundlichkeit bei der Bedienung
  • Filtermöglichkeiten
  • Kommunikationskanäle
  • DSGVO-konformen Datenschutz
Frau nutzt HR-Tools

Tipps für die Suche nach dem passenden HR-Tool

Damit Du auch das für Dich passende HR-Tool findest, haben wir noch ein paar Tipps für die Auswahl parat:

  • Probiere Demo-Versionen aus.
  • Informiere Dich über Testergebnisse.
  • Achte genau auf den Datenschutz. Das gilt besonders für cloudbasierte Software, wo Daten auf den Servern der Anbietern gespeichert werden.
  • Versuche nicht zu viel zu mischen: Beim Best-of-Breed-Ansatz (Nutzung verschiedener Tools) kann die Integration und Kollaboration der einzelnen Tools sehr schwierig werden.

HR-Transformation bei AVANTGARDE Experts

Ein Blick hinter die Kulissen gefällig? Die HR-Transformation macht auch vor AVANTGARDE Experts nicht Halt. Head of HR Ralf Bach beantwortet im Folgenden Fragen rund um die veränderten HR-Prozesse und gibt Dir noch weitere Tipps für die Suche nach einem passenden HR-Tool.

Ralf Bach

Unser Interviewpartner: Ralf Bach, Head of HR bei AVANTGARDE Experts

Ralf Bach verfügt über eine gute Portion Expertise und Kreativität. Als Head of HR arbeitet er strategisch-konzeptionell an der personellen Ausrichtung von AVANTGARDE Experts und verantwortet alle HR-Prozesse, vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Mitarbeiterbetreuung sowie Personalentwicklung.

Haben sich die HR-Prozesse bei AVANTGARDE Experts durch die Digitalisierung verändert und wenn ja, wie?

Definitiv! Unsere HR-Prozesse haben sich deutlich verbessert. Mein Team und ich hinterfragen permanent unsere Abläufe und passen sie an. Dieses Mindset in Kombination mit Neugier und Mut zum Scheitern, hat uns deutlich nach vorn gebracht. Viele Bereiche bekommen nun automatisiert die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Zugleich sind die Anfragen per E-Mail an uns zurück gegangen, sodass freie Kapazitäten für unsere eigentliche HR-Arbeit entstanden sind. Auch haben wir einen Selfservice für Mitarbeiter und Fachbereiche eingeführt, der konstant erweitert und modifiziert wird – das entlastet unsere Abteilung ungemein und schafft Kapazitäten für andere Projekte und die Erarbeitung neuer Konzepte.

Warum ist es Deiner Meinung nach wichtig, in einer HR-Abteilung den Sprung vom Verwalter zum Gestalter zu schaffen?

Eine Personalabteilung ist vielen Einflüssen ausgesetzt und muss sich heutzutage schnell veränderten Situationen anpassen. Das erfordert Zeit, die oft eine mangelnde Ressource ist und demnach kreative und innovative Konzepte auf der Strecke bleiben. Als purer Verwalter an einer wichtigen Schnittstelle im Unternehmen erfordert es viel Anstrengung, Bestehendes auf den Prüfstand zu stellen. Daher muss der Wechsel zum Gestalter von allen Ebenen im Unternehmen verstanden und getragen werden, damit er gelingen kann. Nur die Wenigsten erahnen den Aufwand und die Herausforderungen, die in der Auswahl, der Einführung und Modellierung eines unbekannten Systems liegen. Im Ergebnis wartet dann eine HR-Abteilung, die als aktiv am Unternehmensziel beteiligte Einheit agiert und einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schafft.

Welche Schwierigkeiten tauchten bei der Suche nach einem neuen Tool aus HR-Sicht auf?

Ein Problem ist definitiv das Marktangebot und die technischen Möglichkeiten der Tools. Viele Anbieter bieten ihre Nonplusultra-Lösung an. Sich durch diesen „Dschungel“ zu kämpfen ist zeitintensiv und erfordert klare Anforderungen. Und diese zu identifizieren erfordert wiederum viel Abstimmung. Das Schwierigste aber war das Involvement – alle in ein Boot zu holen und darin zu behalten. Nicht jedem erschließt sich, warum Dinge nun auf einmal anders erledigt werden sollen und nicht für jeden wird partout alles einfacher.

Hast Du Tipps für alle Unternehmen, die auf der Suche nach einem passenden HR-Tool sind?

GEDULD MITBRINGEN
Man sollte nichts übers Knie brechen. Bis Du die positiven Aspekte eines neuen Tools merklich spürst, können mehrere Monate, gar Jahre vergehen. Da kommt es auf ein paar Tage mehr oder weniger nicht an. Eine saubere Analyse kann spätere Probleme aufdecken und unnötige Kosten vermeiden.

MINDSET ÜBERPRÜFEN
Mit klassischer „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität wirst Du Dich schwer tun, die digitale Blaupause für Deine Prozesse zu finden. Nicht alles kann eins zu eins über ein Tool abgebildet werden. Auch eine Teillösung kann Stein des Anstoßes zu einem Veränderungsprozess sein. Offenheit, Neugier und Veränderungsbereitschaft helfen enorm bei der Suche.

ANGEBOTE VERGLEICHEN
Um Dir einen ersten Überblick zu verschaffen, kannst Du Dich vernetzen und bei vergleichbaren Unternehmen einmal nach Erfahrung mit HR-Tools fragen. Viele Anbieter bieten Webinare und Präsentationen sowie Möglichkeiten zum Testen an. Von diesen solltest Du unbedingt und intensiv Gebrauch machen. Eine schlechte Usability oder häufig auftretende Fehler können den Unterschied machen.

STRAGISCH VORGEHEN
Wenn möglich, empfehle ich Dir, auch wichtige Schnittstellen von Beginn an einzubinden. IT, Controlling und Marketing können wertvolle Insights liefern und als Partner bei der Anforderungsanalyse, der Bereitstellung der Daten oder gar der Implementierung des neuen Tools unterstützen. Auch ist die strategische Entscheidung für eine Multisystemlandschaft oder eine All-In-One-Lösung wichtig, um den Weg der Digitalisierung abzustecken. Beide Strategien haben ihre Vor- und Nachteile und sollten auf das Unternehmen angepasst sein. Es ist sehr aufwändig, die verfolgte Strategie später zu korrigieren oder zu ändern, verschlingt sie doch viele Ressourcen und nicht zuletzt das Vertrauen der Mitarbeiter.

7 HR-Tools kurz vorgestellt

Mit hunderten von Tools auf dem Markt ist es nicht einfach, die passende HR-Lösung zu finden. Wir geben Dir eine erste Orientierung und stellen Dir sieben HR-Tools für Mitarbeitermanagement, Bewerbermanagement und All-in-One-Lösungen vor.

Mitarbeitermanagement

Personalakten verwalten, Zeit erfassen oder Ressourcenplanung – HR-Tools für das Mitarbeitermanagement können dabei helfen. Wir stellen Dir zwei Software-Lösungen vor.

1. HRLab

HRLab ist ein cloudbasiertes Tool für Mitarbeitermanagement, das standortunabhängig eingesetzt werden kann.

Funktionen (Auswahl):

  • Digitale Personalakte
  • Zeiterfassung
  • Abwesenheitsmanagement
  • Verwaltung und Planung von Weiterbildungen
  • Reporting und Auswertungen
  • Vorbereitende Lohnabrechnung

Preis:

  • HRLab Compact: 4 Euro pro Nutzer pro Monat
  • HRLab Classic: 6 Euro pro Nutzer pro Monat
  • Payroll (monatliche Gehaltsabrechnung): zubuchbar

Geeignet für:

  • Kleine und mittlere Unternehmen mit 10 bis 1.000 Mitarbeitern.

Mehr Informationen: www.hrlab.de 

2. kiwiHR

kiwiHR wurde 2008 als Tool für alltägliche HR-Prozesse eingeführt und kann in 23 Ländern genutzt werden.

Funktionen (Auswahl):

  • Digitale Personalakte
  • Abwesenheitsmanagement
  • Zeiterfassung
  • Onboarding
  • Dokumentenmanagement
  • HR-Berichte
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Preis:

  • kiwiHR Starter: 3,50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter
  • kiwiHR Plus: 6 Euro pro Monat pro Mitarbeiter

Geeignet für:

  • kleine und mittlere Unternehmen

Mehr Informationen: kiwihr.com/de

Bewerbermanagement

Jobs ausschreiben, Anfragen managen und sogar Arbeitszeugnisse automatisch analysieren – Software-Lösungen für das Bewerbermanagement können Dir das Leben als HRler erleichtern. Wir geben Dir einen Überblick über drei Tools.

3. Recruitee

Recruitee ist ein Bewerbermanagement-Tool, das Dich bei der Verwaltung von Bewerbungen unterstützt. Aktuell nutzen rund 3.000 Unternehmen aus über 50 Ländern Recruitee.

Funktionen (Auswahl):

  • Launch-Lösung: Kandidaten-Pipelines, intelligente Kampagnen, Kandidaten-Videochat, Verknüpfung zu über 1.250 kostenlosen und bezahlten Jobbörsen
  • Scale-Lösung: Automatisierung und Teamoptimierung, Planer und Prozess-Vorlagen
  • Lead-Lösung: zusätzliche Dienstleistungen und Konformitäten

Preis:

  • Launch: 99 Euro pro Monat (mit 5 Jobslots)
  • Scale: 349 Euro pro Monat (mit 5 Jobslots)
  • Lead: individuelle Preisgestaltung

Geeignet für:

  • mittlere und große Unternehmen

Mehr Informationen: recruitee.com/d
 

4. Softgarden

Softgarden ist eine cloudbasierte Software-Lösung für das Bewerbermanagement, die Kunden eine Zeit- und Kostenersparnis von bis zu 70 Prozent beim Recruiting verspricht. Die Software-Lösungen lassen sich individuell zusammenstellen.

Bewerber managen

Funktionen (Auswahl):

  • Stellenmanagement: auf 300 Premium-Jobbörsen veröffentlichen, Jobs auf Webseite einbinden
  • Vorauswahl im Team: Fragen im Bewerbungsformular auswerten, Recruiting-Teams anlegen
  • Videointerviews
  • Onboarding-Funktionen

Preis:

  • ab 145 Euro pro Monat

Geeignet für:

  • Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen

Mehr Informationen: softgarden.de

5. Bite

Hinter Bite stehen die „Business IT Engineers“, die einer der größten Anbieter für Bewerbermanagement-Software in Deutschland sind.

Funktionen (Auswahl):

  • Stellenmanagement: interne und externe Ausschreibung, Festlegung von Bewerbungsfristen, Publikation auf über 1.000 Jobbörsen
  • Bewerberverhalten: anpassbare Bewerberakten, automatische Arbeitszeugnisanalyse, Identifikation von Doppelbewerbungen
  • Usability: Anpassung aller Benutzeroberflächen
  • Analyse und Auswertung: automatisierte Auswertung
  • Sicherheit: DSGVO-konform

Preis:

  • Small: 99 Euro pro Monat (3 User und 100 Mitarbeiter)
  • Medium: 199 Euro pro Monat (5 User und 250 Mitarbeiter)
  • Large: 399 Euro pro Monat (10 User und 500 Mitarbeiter)
  • Enterprise: auf Anfrage

Geeignet für:

  • Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen
  • besonders für kleine und mittlere Unternehmen

Mehr Informationen: www.b-ite.de

Mann erfasst HR-Tools Daten

All-in-One-Lösungen

Personal und Talent zusammen managen? All-in-One-Lösungen wollen beides in einer Software vereinen. Erfahre, was die Tools Dir bieten können.

6. rexx systems mit rexx Suite

Rexx systems ist eine Plattform für HR-Maßnahmen, die ein Netzwerk an Tools anbietet. Rexx Suite bietet eine Vielzahl an Funktionen wie digitale Personalakte und Skillmanagement.

Funktionen:

  • Talentmanagement: 360-Grad-Feedback, Mitarbeitergespräche
  • Recruiting: Bewerbermanagement, Vertragsmanagement
  • Human Resources: Digitale Personalakte, Organigramme
  • Performance: Zielvereinbarungen, Learning Management
  • Zeitwirtschaft: Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung

Preis:

  • sehr individuell, Preisrechner auf der Webseite (für Unternehmen bis 500 Mitarbeiter)

Geeignet für:

  • Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen
  • besonders für kleine und mittlere Unternehmen

Mehr Informationen: www.rexx-systems.com 

7. Personio

Personio ist ein HR-Tool, das verschiedene HR-Prozesse wie Recruiting, Personalmanagement und Lohnabrechnung in einer Software vereint.

Funktionen (Auswahl):

  • Rekrutieren: Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement
  • Verwalten: Onboarding, Zeiterfassung
  • Personaldaten: Rollen und Rechte, Berichte und Analytics
  • Entwickeln: Performance, Feedback
  • Bezahlen: DATEV Lohnabrechnung
  • Workflows: Genehmigungsprozesse, Vorlagen

Preis:

  • Essential: ab 99 Euro pro Monat (Mitarbeiterzahl unter 25)
  • Professional: ab 149 Euro im Monat (Mitarbeiterzahl unter 25)
  • Enterprise: auf Anfrage

Geeignet für:

  • kleine und mittlere Unternehmen

Mehr Informationen: www.personio.de

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Bildernachweis: Titelbild: AndreyPopov/gettyimages, Bild 2: vgajic/gettyimages, Bild 3: fizkes/gettyimages, Bild 4: AVANTGARDE Experts, Bild 5:  VioletaStoimenova/gettyimages, Bild 6: PeopleImages/gettyimages