Durch zum Beispiel Online-Vorstellungsgespräche, Robot Recruiting, E-Assessement-Tools oder Chatbots verändert sich die Art des Bewerbermanagements. Big Data und künstliche Intelligenz können dazu genutzt werden, um Abläufe effizienter zu gestalten und strategischer zu arbeiten.
HR-Tools können für das Bewerbermanagement und das Personalmanagement eingesetzt werden. Zu den Aufgabenbereichen zählen zum Beispiel Talentmanagement mit Feedback und Mitarbeitergespräch, Recruiting mit Vertragsmanagement, Personalverwaltung mit digitaler Personalakte oder Performance mit Zielvereinbarungen.
HR-Tools sollten ein angemessenes Preis-Leistungsverhältnis, einen Kundenservice, Werkzeuge zur Pflege von Bewerberdaten und Controlling, Filtermöglichkeiten, Kommunikationskanäle, nutzerfreundliche Bedienbarkeit und angemessenen Datenschutz bieten.
Diversität, flexiblere Arbeitsstrukturen, Big Data – die Anforderungen an HR-Abteilungen sind in den letzten Jahren gewachsen. Klassische Excel-Tabellen und verstaubte Aktenschränke können der Digitalisierung nicht gerecht werden. Denn spätestens ab einer bestimmten Unternehmensgröße bedeuten „traditionelle“ Methoden im HR-Prozess einen großen Verwaltungsaufwand. Hinter der digitalen Transformation im HR steckt jedoch nicht nur ein Zwang, sondern auch eine Chance. Du kannst Deine Digitalkompetenzen nutzen, um den HR-Prozess aktiver zu gestalten. Daraus folgt:
Mit der Digitalisierung hat sich auch der Arbeitsbereich der HR-Abteilungen verändert und wird es zukünftig noch weiter tun, wie Professor Dr. Christian Happ in seinem Vortrag auf Youtube „Der HR Manager der Zukunft“ darlegt. Wichtige Punkte sind:
Das DGFP-Praxispapier von 2018 geht auf diese Veränderungen ein und empfiehlt, dass die Personalentwicklung ihre Rolle innerhalb der Digitalisierung neu definieren muss, ansonsten droht eine Abschaffung als eigener HR-Bereich.
HR-Abteilungen werden sich also zukünftig weiter verändern (müssen). Doch in welchen Bereichen und mit welchen Tools musst Du Dich als Unternehmen oder Personaler jetzt schon auskennen? Wir geben Dir einen Überblick:
Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) hat im Januar und im Mai 2020 rund 2.600 Personalmanager und 10.200 Kandidaten zum Thema Digitalisierung im Bewerbungsprozess befragt.
Das Ergebnis: Nur ein Drittel der befragten Recruiter bezeichnet sich als „digitalaffin“. Dennoch hat sich 2020 in kurzer Zeit einiges verändert, vor allem durch die Corona-Pandemie.
So gaben die Befragten im Januar an, dass nur ein Drittel der Unternehmen virtuelle Bewerbungsgespräche, wie Live-Videointerviews, einsetzen würde, im Mai waren es schon 60 Prozent. Andere Tools werden dagegen weiterhin nur spärlich eingesetzt. Vier von zehn Personalabteilungen nutzen Active Sourcing, nur jeder Fünfte setzt E-Assessment-Tools ein, 16 Prozent nutzen Predictive Analytics und Chatbots, die mit Bewerbern kommunizieren können, werden von nur 12 Prozent der Befragten genutzt.
Bewerber haben ebenfalls eine Meinung zum Bewerbungsprozess. Rund zwei Drittel sind der Ansicht, dass der Bewerbungsprozess bis zum Gespräch digital ablaufen sollte. 60 Prozent der befragten Bewerber lehnen es jedoch ab, mit einem Künstliche-Intelligenz-Programm ein Bewerbungsgespräch zu führen. Bei einem wichtigen Punkt geht die Schere zwischen Personalern und Bewerbern jedoch weit auseinander: Doppelt so viele Bewerber stufen ihre eigene Digitalkompetenz beim Thema Bewerbung besser ein als Recruiter.
Gerne unterstützen wir Dich bei Deinen aktuellen Herausforderungen und vermitteln Dir die richtigen Spezialisten, Interim-Manager sowie Freelancer!
Wie die Zukunftsaussichten und die Diskrepanz der Digitalkompetenz zwischen Bewerbern und Personalern zeigen, solltest Du die digitale HR-Transformation nicht verschlafen, sondern aktiv vorantreiben. Ein Teil der Digitalisierung können HR-Tools sein, die unterschiedlich eingesetzt werden können:
Sie eint, dass sie es ermöglichen, HR-Abläufe effizienter zu gestalten und Daten zu liefern, die gezielt im Recruiting und Co. eingesetzt werden können. Dadurch hast Du als Personaler oder Deine HR-Abteilung mehr Zeit, um strategisch zu arbeiten.
Doch das Finden eines passenden HR-Tools ist gar nicht so einfach, denn allein in Deutschland gibt es an die 300 HR-Lösungen. Meist fehlen wirkliche Alleskönner und der Markt ist mit vielen kleineren Anbietern eher zerstückelt. Bevor Du mit der Suche nach einem oder mehreren passenden HR-Tools beginnst, solltest Du festlegen, welche Art von Tool Du favorisierst:
Ob für Dein Recruiting oder Mitarbeitermanagement, es gibt bestimmte Funktionen, die eine gute Software bieten sollte:
Damit Du auch das für Dich passende HR-Tool findest, haben wir noch ein paar Tipps für die Auswahl parat:
Ein Blick hinter die Kulissen gefällig? Die HR-Transformation macht auch vor AVANTGARDE Experts nicht Halt. Head of HR Ralf Bach beantwortet im Folgenden Fragen rund um die veränderten HR-Prozesse und gibt Dir noch weitere Tipps für die Suche nach einem passenden HR-Tool.
Definitiv! Unsere HR-Prozesse haben sich deutlich verbessert. Mein Team und ich hinterfragen permanent unsere Abläufe und passen sie an. Dieses Mindset in Kombination mit Neugier und Mut zum Scheitern, hat uns deutlich nach vorn gebracht. Viele Bereiche bekommen nun automatisiert die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Zugleich sind die Anfragen per E-Mail an uns zurück gegangen, sodass freie Kapazitäten für unsere eigentliche HR-Arbeit entstanden sind. Auch haben wir einen Selfservice für Mitarbeiter und Fachbereiche eingeführt, der konstant erweitert und modifiziert wird – das entlastet unsere Abteilung ungemein und schafft Kapazitäten für andere Projekte und die Erarbeitung neuer Konzepte.
Eine Personalabteilung ist vielen Einflüssen ausgesetzt und muss sich heutzutage schnell veränderten Situationen anpassen. Das erfordert Zeit, die oft eine mangelnde Ressource ist und demnach kreative und innovative Konzepte auf der Strecke bleiben. Als purer Verwalter an einer wichtigen Schnittstelle im Unternehmen erfordert es viel Anstrengung, Bestehendes auf den Prüfstand zu stellen. Daher muss der Wechsel zum Gestalter von allen Ebenen im Unternehmen verstanden und getragen werden, damit er gelingen kann. Nur die Wenigsten erahnen den Aufwand und die Herausforderungen, die in der Auswahl, der Einführung und Modellierung eines unbekannten Systems liegen. Im Ergebnis wartet dann eine HR-Abteilung, die als aktiv am Unternehmensziel beteiligte Einheit agiert und einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schafft.
Ein Problem ist definitiv das Marktangebot und die technischen Möglichkeiten der Tools. Viele Anbieter bieten ihre Nonplusultra-Lösung an. Sich durch diesen „Dschungel“ zu kämpfen ist zeitintensiv und erfordert klare Anforderungen. Und diese zu identifizieren erfordert wiederum viel Abstimmung. Das Schwierigste aber war das Involvement – alle in ein Boot zu holen und darin zu behalten. Nicht jedem erschließt sich, warum Dinge nun auf einmal anders erledigt werden sollen und nicht für jeden wird partout alles einfacher.
GEDULD MITBRINGEN
Man sollte nichts übers Knie brechen. Bis Du die positiven Aspekte eines neuen Tools merklich spürst, können mehrere Monate, gar Jahre vergehen. Da kommt es auf ein paar Tage mehr oder weniger nicht an. Eine saubere Analyse kann spätere Probleme aufdecken und unnötige Kosten vermeiden.
MINDSET ÜBERPRÜFEN
Mit klassischer „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität wirst Du Dich schwer tun, die digitale Blaupause für Deine Prozesse zu finden. Nicht alles kann eins zu eins über ein Tool abgebildet werden. Auch eine Teillösung kann Stein des Anstoßes zu einem Veränderungsprozess sein. Offenheit, Neugier und Veränderungsbereitschaft helfen enorm bei der Suche.
ANGEBOTE VERGLEICHEN
Um Dir einen ersten Überblick zu verschaffen, kannst Du Dich vernetzen und bei vergleichbaren Unternehmen einmal nach Erfahrung mit HR-Tools fragen. Viele Anbieter bieten Webinare und Präsentationen sowie Möglichkeiten zum Testen an. Von diesen solltest Du unbedingt und intensiv Gebrauch machen. Eine schlechte Usability oder häufig auftretende Fehler können den Unterschied machen.
STRAGISCH VORGEHEN
Wenn möglich, empfehle ich Dir, auch wichtige Schnittstellen von Beginn an einzubinden. IT, Controlling und Marketing können wertvolle Insights liefern und als Partner bei der Anforderungsanalyse, der Bereitstellung der Daten oder gar der Implementierung des neuen Tools unterstützen. Auch ist die strategische Entscheidung für eine Multisystemlandschaft oder eine All-In-One-Lösung wichtig, um den Weg der Digitalisierung abzustecken. Beide Strategien haben ihre Vor- und Nachteile und sollten auf das Unternehmen angepasst sein. Es ist sehr aufwändig, die verfolgte Strategie später zu korrigieren oder zu ändern, verschlingt sie doch viele Ressourcen und nicht zuletzt das Vertrauen der Mitarbeiter.
Mit hunderten von Tools auf dem Markt ist es nicht einfach, die passende HR-Lösung zu finden. Wir geben Dir eine erste Orientierung und stellen Dir sieben HR-Tools für Mitarbeitermanagement, Bewerbermanagement und All-in-One-Lösungen vor.
Personalakten verwalten, Zeit erfassen oder Ressourcenplanung – HR-Tools für das Mitarbeitermanagement können dabei helfen. Wir stellen Dir zwei Software-Lösungen vor.
HRLab ist ein cloudbasiertes Tool für Mitarbeitermanagement, das standortunabhängig eingesetzt werden kann.
Funktionen (Auswahl):
Preis:
Geeignet für:
Mehr Informationen: www.hrlab.de
kiwiHR wurde 2008 als Tool für alltägliche HR-Prozesse eingeführt und kann in 23 Ländern genutzt werden.
Funktionen (Auswahl):
Preis:
Geeignet für:
Mehr Informationen: kiwihr.com/de
Jobs ausschreiben, Anfragen managen und sogar Arbeitszeugnisse automatisch analysieren – Software-Lösungen für das Bewerbermanagement können Dir das Leben als HRler erleichtern. Wir geben Dir einen Überblick über drei Tools.
Recruitee ist ein Bewerbermanagement-Tool, das Dich bei der Verwaltung von Bewerbungen unterstützt. Aktuell nutzen rund 3.000 Unternehmen aus über 50 Ländern Recruitee.
Funktionen (Auswahl):
Preis:
Geeignet für:
Mehr Informationen: recruitee.com/d
Softgarden ist eine cloudbasierte Software-Lösung für das Bewerbermanagement, die Kunden eine Zeit- und Kostenersparnis von bis zu 70 Prozent beim Recruiting verspricht. Die Software-Lösungen lassen sich individuell zusammenstellen.
Funktionen (Auswahl):
Preis:
Geeignet für:
Mehr Informationen: softgarden.de
Hinter Bite stehen die „Business IT Engineers“, die einer der größten Anbieter für Bewerbermanagement-Software in Deutschland sind.
Funktionen (Auswahl):
Preis:
Geeignet für:
Mehr Informationen: www.b-ite.de
Personal und Talent zusammen managen? All-in-One-Lösungen wollen beides in einer Software vereinen. Erfahre, was die Tools Dir bieten können.
Rexx systems ist eine Plattform für HR-Maßnahmen, die ein Netzwerk an Tools anbietet. Rexx Suite bietet eine Vielzahl an Funktionen wie digitale Personalakte und Skillmanagement.
Funktionen:
Preis:
Geeignet für:
Mehr Informationen: www.rexx-systems.com
Personio ist ein HR-Tool, das verschiedene HR-Prozesse wie Recruiting, Personalmanagement und Lohnabrechnung in einer Software vereint.
Funktionen (Auswahl):
Preis:
Geeignet für:
Mehr Informationen: www.personio.de
Verwaltest Du noch oder gestaltest Du schon aktiv Deine digitale HR-Strategie? Starte jetzt mit der HR-Transformation und sehe die Digitalisierung nicht als Hürde, sondern als Chance. Und falls HR-Tools nicht ausreichen:
Wir unterstützen Dein Unternehmen sehr gerne mit unseren HR-Leistungen – sprich uns gerne direkt an und erfahre, wie wir Dir bei Deinen aktuellen Herausforderungen bestmöglich unter die Arme greifen können.
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